Få ut mer av att-göra-listan
Publicerat 4 maj 2017
Att-göra-listor är ett väl beprövat knep för att skapa struktur när jobbet hopar sig och arbetsuppgifterna är många och spretiga. En sådan lista ska helst innehålla konkreta uppgifter som går att bocka av.
Vad är knepet för att prioritera rätt och minska stressen? David Stiernholm, konsult och författare säger att det handlar om att lära sig skilja på viktigt och bråttom, och att hela tiden ha det klart för sig när man väljer mellan olika arbetsuppgifter. För det som är viktigt är sällan bråttom, och det som är bråttom är inte nödvändigtvis viktigt.
Men om allt verkar vara viktigt då?
– Så kan det ofta kännas, inte minst för personer som är ambitiösa och vill mycket.
I det läget anser David Stiernholm att man behöver skaffa sig en bättre kompassriktning, genom att göra klart för sig vilka mål man vill ta sikte mot. Med tydligt förankrade siktpunkter går det att stå stadigare i vardagens flöde av impulser och arbetsuppgifter. Då kan varje uppgift i att-göra-listan, varje propå från andra, värderas utifrån en enda fråga: Bidrar detta till att ta mig i riktning mot målet?
– Det ger en skön tillfredsställelse att själv avgöra om något är viktigt eller inte, för mig och för den verksamhet som jag ansvarar för. Att det inte avgörs av att någon låter förbaskad, eller skriver mejl med jättemycket utropstecken.
Det finns en rad olika sätt att lägga upp sitt arbete i praktiken, och det gäller att hitta den form som passar den egna personligheten bäst, menar David Stiernholm. Men en bra början är att göra en stram filtrering av inflödet via mejl, telefon och kontakter med andra människor: Innebär detta att något behöver göras? Är det jag som ska göra det, eller är någon annan bättre lämpad?
Därefter är det klokt att samla alla uppgifter som behöver utföras på ett ställe, för att kunna värdera dem i relation till varandra.
Själv har David Stiernholm valt att lägga in sina att-göra-listor i en applikation där det går att skapa etiketter och sortera uppgifter på olika sätt. På så sätt kan han enkelt se vilka uppgifter som är viktiga, bråttom eller både och.
Han är också noga med att dela in större projekt och satsningar i mindre uppgifter. Det minskar risken att de känns så stora och tunga att de inte blir påbörjade.
– Alla uppgifter ska ta kortare tid än en arbetsdag att utföra. För då hinner man bocka av flera på en dag, och det känns så skönt!
För den som känner att viktiga delar av arbetet har en tendens att bli undanträngda av det ständiga inflödet kan ett knep vara att tänka ut egna konkreta uppgifter att lägga till att-göra-listan.
– Säg att jag under året har som mål att höja utvärderingen av mig själv som ledare från 87 till 89 procent i medarbetarenkäten, och att jag vet att medarbetarna har uttryckt att de inte tycker att de ser röken av mig. Då kanske jag varje morgon ska vika en halvtimme åt att slå en lov i kontorslandskapet för att småsnacka. Det är något man kan sätta upp som en återkommande att-göra-uppgift.
David Stiernholm är medveten om att en del tycker att det verkar begränsat och tråkigt att jobba strukturerat. Själv tycker han tvärtom.
– Jag skulle snarare säga att det gör det lättare att få mer av det som är viktigt, genom att man kan strukturera bort det som är krångligt och jobbigt i vardagen. Jag vill ju använda min hjärnkapacitet till det som är stimulerande, och det som jag är bäst på.
Delar av den här artikeln publicerades första gången i januari 2016.
Fatima Grönblad
Mer om Arbetstid
-
Så säger lagen om semester
Arbetstid • Hur länge kan jag avvakta med att skicka in mina semesterönskemål inför sommaren och kan jag spara semesterdagar till nästa år? Frågorna inför semestern är många. Elisabet Ohlsson, förbundsjurist på Unionen, ger svar.
-
"All arbetstidsförkortning måste finansieras"
Arbetstid • Sextimmarsdagar, fyradagarsveckor eller längre semester? Arbetstidsförkortning är på allas läppar just nu. Men förutsättningarna ser väldigt olika ut inom olika branscher.
-
Testa hyperfokus och gör en veckas jobb på en dag
Arbetstid • Många kämpar för att få tiden att räcka till på dygnets 24 timmar. Tänk dig då en teknik där 40 minuters ostört arbete kan spara in en hel veckas jobb.
Arbetslivs nyhetsbrev
Ja tack, jag vill prenumerera på Arbetslivs nyhetsbrev som kommer en gång i veckan.
Papperstidning
Prenumerera kostnadsfritt på tidningen Arbetsliv, Sveriges största arbetsmiljötidning som kommer fyra gånger per år.
PrenumereraSenaste om Tips och råd
-
Systematiskt brandskyddsarbete – så funkar det
Säkerhet • Branden på Lisebergs vattenland Oceania i februari är ett exempel på vilka ödesdigra konsekvenser en brand kan få. Men med systematiskt brandskyddsarbete går det att förebygga risker och öka beredskapen.
-
Så kan chefen ge psykisk första hjälp
Psykisk hälsa • Som chef är det viktigt att våga möta en krisande medarbetare. Här får du tips hur kan hjälpa och vilka fallgropar du ska undvika.
-
Komma tillbaka efter sjukskrivning
Så gör du • Att sätta gränser är nyckeln till ett hållbart arbetsliv efter en stressrelaterad sjukskrivning. Här är tips till medarbetare och chef.