Svåra samtal – steg för steg

Även om du är konflikträdd och helst vill slippa kommer du som chef hamna i situationer där du behöver ta svåra samtal med dina medarbetare. Att säga upp en person kan ofta vara jobbigt, men det finns ännu tuffare samtal som ibland måste upp på bordet – och det är du som chef som behöver ta initiativet.

– De samtal som rankas som svårast är hygiensamtal, intima samtal som kan handla om att en medarbetare till exempel luktar svett. Alkoholproblem hör också hit, säger Anders Börjesson, nybliven vd på Nya ledarskapet, som också från sin tidigare arbetsgivare IHM Business School har lång erfarenhet av att hålla i chefsutbildningar.

För en chef som redan har en coachande ledarstil och en tät dialog med medarbetaren behöver problemen ofta inte växa sig så stora. Då blir de svåra samtalen inte lika tuffa att ta. Men oavsett vilken ledarstil du har, kommer dagen för det nödvändiga samtalet som inte är så kul och då gäller det att vara förberedd.

– Tänk igenom vad du behöver meddela personen – ditt egentliga budskap – och hur du ska säkerställa att budskapet har gått fram. Val av tidpunkt för att lämna budskapet är också viktigt, en tisdag är en bra dag medan fredag eftermiddag inte är att rekommendera, säger han.

Retorikexperten Elaine Eksvärd, som nyligen utkom med boken ”Vi måste prata”, menar att val av plats också är en viktig bit av förberedelserna. En neutral plats utanför kontoret är bäst och att ses över en lunch kan fungera. För att få till en så trygg kommunikation som möjligt kan du tänka ut en bra inledning på vad du ska säga.

– Börja gärna med att säga hur värdefull personen är för arbetsplatsen. Fokusera på att det är av omtanke som du tar upp det här och var tydlig med att du vill att medarbetaren ska kunna göra sitt bästa, säger hon.

Det är bra att vara rak, men i stället för att till exempel börja med ”jag misstänker att du har alkoholproblem” kan du tänka över hur du ska formulera dig så att du inte kritiserar personen utan det som faktiskt har hänt.

– Du behöver specificera dig, ge exempel på tillfällen där olika saker har inträffat eller gått fel. För då ger du personen en chans att förklara sig. Tänk igenom hur du själv hade velat ha den här informationen, säger Elaine Eksvärd.

Svåra samtal kan bli bra om man är saklig och visar omtanke. Det kan också vara en idé att nämna att du själv hade velat få den här återkopplingen om detta gällde dig. Personen kan förstås bli arg och upprörd ändå, men för att öka chanserna att samtalet ändå får en bra utkomst finns några saker att ha med i åtanke.

– Låt personen bli arg, men säg att du inte vill att det här ska vara personligt utan att du vill prata om detta problem professionellt. Att hålla sig lugn själv är viktigt, säger hon.

Om personen gör motstånd och förnekar sina problem får man peka på att du som chef ändå har märkt det här.

– Om det här är ditt normaltillstånd blir jag orolig, kan du säga då. Peka på vad personen har gjort och säg att det är oacceptabelt. Det här går inte i linje med den här arbetsplatsen. Men skilj alltid sak från person, säger hon.

Det vanligaste misstaget som chefer gör i svåra samtal, enligt Anders Börjesson, är att man slätar över budskapet.

– Det måste vara ett rakt och tydligt budskap som inte går att misstolka. Ofta tror man sig ha varit tydlig, men eftersom många är oroliga för att det ska låta för hårt så säger de sedan att det var ju inte så farligt ändå! Men det är helt fel. Du får inte bli luddig, även om du inte heller ska ge någon domedagsprofetia, säger han.

Att repetera budskapet tre gånger är en bra regel, då brukar det ofta gå in. Innan du avslutar samtalet behöver du dubbelkolla att personen har förstått vad du har sagt.

Det är också viktigt att vara uppmärksam på hur personen verka må när du har lämnat budskapet.

– Vissa kanske börjar gråta medan andra kan uppvisa en fasad även om de mår dåligt och det är en av anledningarna till att det är viktigt med ett uppföljningssamtal nära inpå, gärna en eller två dagar senare när medarbetaren har fått lite distans. Då får du reda på om personen har förstått budskapet och kan hjälpa personen att se framåt. Oberoende av vilket problem det rör sig om behöver du som chef ha en plan för vad som är nästa steg. Ofta kan det komma något gott ur svåra samtal, säger han.