
Bild: Toa Heftiba/Unsplash
Så ser du till att gå på rätt möten
Publicerat 15 augusti 2018
Möten är bra och helt nödvändiga arbetsverktyg. Men om du ofta sitter på möten och undrar vad du gör där eller vad mötet syftar till, kan det vara dags att våga göra något åt saken.
För många tjänstemän tar möten upp en stor del av arbetsdagen. I synnerhet när det gäller chefer. Enligt en undersökning i tidningen Chef sitter 43 procent av cheferna i möten mer än 10 timmar per vecka.
– Möten är ett ju bra arbetsverktyg, men det är samtidigt viktigt att säkerställa att de möten som hålls har en viss kvalitet. De digitala verktygen har gjort det väldigt lätt att kalla till möte och det går ibland slentrian i det, säger Anki Udd, ledarskapsexpert på chefsorganisationen Ledarna.
Anki Udds tips, om man är den som kallar till möte, är att inte kalla en hel projektgrupp rakt av utan att först fundera över vilka som behövs utifrån mötets agenda. En viss person kanske bara behövs under en del av mötet eller kanske inte alls.
Innan man tackar ja till ett möte bör man säkerställa att det finns en agenda och ett syfte med vad mötet ska uppnå samt en start- respektive sluttid.
– Det är ett minimum, men så ser det tyvärr inte alltid ut, konstaterar Anki Udd.
Att tacka nej till ett möte anser hon inte är oförskämt.
– Tvärtom, det handlar om att man är engagerad och vill att rätt person ska vara på plats. Är du till exempel chef och blir kallad till ett möte där detaljfrågor ska diskuteras som du inte kan, är det kanske bättre att skicka en medarbetare som har den kompetensen istället. Har man inget att bidra med blir det lätt att man bara sitter av tiden.
Gå på rätt möten
- Säkerställ innan mötet att det finns en sluttid för mötet samt ett syfte så att du vet vad som förväntas av dig.
- Om du ska kalla till ett möte fundera en extra gång vilka personer du behöver ha på plats för att uppnå mötets syfte.
- Är du chef? Fundera då om du kan delegera din medverkan på mötet till en medarbetare som är mer insatt i det som ska diskuteras.
- Är det många möten? Rena informationsmöten kan du kanske säga nej till och istället be att få informationen via mejl.
- Alla möten måste inte hållas fysiskt. Att stämma av via Skype kan kännas betydligt mindre betungande än att resa iväg på ett jobbmöte till exempel.
- Boka in mötesfri tid i kalendern för att se till att få tid över till andra arbetsuppgifter.
- Respektera varandras tid! Boka inte in möten utan paus emellan.

Marianne Zetterblom
marianne.zetterblom@prevent.seMer om Möten
-
Möten på jobbet avslöjar maktförhållanden
Arbetsklimat • Genom att analysera hur vi beter oss på jobbmötet går det att se hur den sociala makten är fördelad.
-
Teknikstrul på videomöten irriterar
Möten • Det nya arbetslivet med ökat distansarbete har lett till en ny typ av teknikproblem. Videomötesteknik som krånglar och kollegor som inte kan hantera den nya tekniken är stora irritationsmoment på jobbet. Det visar en undersökning där svenska anställda fått frågor om teknikstrul.
-
Så vet du om du behövs på mötet
Möten • Syftet med möten är att de ska vara produktiva. Men allt som oftast kan de upplevas som slöseri med tid.
Prenumerera på nyhetsbrevet
Ja tack, jag vill få nyheter, inspiration och tips till min mejl varje vecka – helt utan kostnad.
Papperstidning
Få tidningen till din brevlåda fyra gånger per år – helt utan kostnad. Du får fördjupande reportage, tipsinriktade artiklar och kan inspireras av hur andra jobbar med arbetsmiljö.
PrenumereraSenaste om Ledarskap
-
Bättre resultat när chefen visar medkänsla
Arbetsklimat • I sin nya bok om compassionfokuserat ledarskap visar psykologerna Gabriela Jones och Alexandra Thomas hur medkänsla på jobbet kan lyfta både människor och resultat.
-
Så fattar du svåra beslut – och fortsätter vara en omtyckt chef
Chef • Hur blir man en omtyckt chef när man måste fatta svåra beslut och ge obekväma besked? Nyckeln är att vara rak, tydlig och närvarande men inte försöka vara alla till lags.
-
Bli chef över kollegor – så tacklar du utmaningen
Chef • Den som blir chef över sina tidigare innebär att kliva i en helt ny roll och för att det ska bli bra krävs en gedigen introduktion och ett öppet klimat.