Så välkomnar du nya medarbetare på distans

Coronapandemin har slagit olika hårt mot olika branscher. Mitt bland varsel och permitteringar finns det fortfarande företag som nyanställer. Men gemensamt för många branscher är att hemarbete har blivit den tillfälliga normen, framför allt när smittspridningen återigen satt fart. Många ledare tampas redan med utmaningen att hålla ihop sitt team på distans. Men hur gör man för att välkomna och introducera en ny kollega i distansarbetets tid?

– Den största utmaningen vid hemarbete är att skapa ett socialt sammahang. Man behöver prioritera de nyanställda och lägga mycket tid – ringa, ha många avstämningsmöten – men också försöka skapa en kultur där man uppmuntras att ta kontakt med sina kollegor och sin chef om man behöver stöd, säger Jonas Rune, avdelningschef på teknikföretaget WSP.

På Jonas Runes avdelning har de anställt fem nya medarbetare sedan pandemin slog till. Det första som förändrades var rekryteringen, de inledande intervjuerna hölls digitalt. På WSP har man haft kontoren öppna under pandemin, men samtliga medarbetare har uppmanats att jobba hemifrån så mycket det går. Introduktionen av nyanställda har skett genom en blandning av distansarbete och personliga möten på plats på kontoren.

– Vi har behövt tänka till noga, vad kan man göra på distans och vad behöver vi fokusera på när vi ses. Vi har lagt mycket av de mer formella delarna på distans, exempelvis systemupplärning och andra utbildningar som vi kan erbjuda digitalt, och fokuserat på de mjuka värdena när vi träffats. För att förstå kulturen och värderingarna på en arbetsplats tror jag att man behöver sammanhanget, de personliga mötena. Jag tror att man kan bibehålla en kultur på distans men det är jättesvårt att bygga kulturen på distans, konstaterar Jonas Rune.

En som vet hur det är att börja som ny på en arbetsplats i dessa tider av distansarbete är Malin Delvenne på WSP. Förutom att vara nyanställd är hon dessutom själv chef, med en del medarbetare som hon till största delen lärt känna på distans. Malin Delvenne hade sin första arbetsdag i september, innan hennes arbetsort Uppsala fick skärpta lokala rekommendationer om hemarbete.

– Det var ett lite annat läge då. Vissa jobbade en del från kontoret, vissa mest hemifrån men de flesta delade upp veckan mellan hemarbete och kontoret. Jag var en hel del på plats på kontoret första månaden och fick träffa många av mina nya kollegor. I dag hade nog läget sett annorlunda ut, konstaterar Malin Delvenne.

Kollegorna i teamet som jobbar på annan ort fick hon däremot sköta kontakten med på distans.

Även om Malin Delvenne efter en knapp månad gick över till att jobba mestadels hemifrån tyckte hon att den första tiden, och möjligheten att få träffa sina nya kollegor fysiskt, var mycket värdefull. Hennes tips för att bibehålla kontakten – och snabbare lära känna kollegorna som redan från börjar suttit på distans – är att ta varje tillfälle i akt att pratas vid.

– Om du vill säga något, prata i stället för mejla. Ta varje tillfälle som ges att prata, med kameran på. Då ser du bättre hur någon mår och man lär känna varandra bättre. Att prata i stället för att mejla gör det också lättare att även prata om andra saker, vilket också är viktigt för att skapa en bra kontakt, säger Malin Delvenne.

Täta avstämningar, både under introduktionsfasen och framåt, förespråkas även av Jonas Rune.

– Vi vill att alla våra medarbetare ska komma ur den här krisen med hälsan och jobbet i behåll. Och det är jobbigt för många att sitta hemma och jobba själva, oavsett om man är nyanställd eller inte. Det är svårare att avgränsa sin arbetsdag – ta sin lunch, fika och sluta för dagen – när datorn står där på köksbordet hela tiden. Finns det några fördelar med att mer av introduktionen sker på distans? Ja, enligt Jonas Rune har introduktionen blivit betydligt mer likvärdig än tidigare.

– Vissa delar av introduktionen har alltid varit obligatoriska men andra delar har varit mer byggda kring personliga möten. Nu har vi fått en mer homogen och gemensam introduktionsprocess. Det är ingen som säger ”så här står det i rutinerna men vi brukar egentligen göra så här…”. Jag tror att det skapar en trygghet både för den nyanställde och för företaget.

Att slippa resan till och från kontoret skapar också mer utrymme för återhämtning, vilket kan vara väl så viktigt när man börjar ett nytt jobb.

Vilka lärdomar och verktyg tror Jonas Rune att han och WSP kommer att ta med sig efter att pandemin är över? Att inleda rekryteringsprocessen med digitala intervjuer är ett exempel på något som han tror att de kommer att fortsätta med.

– Det har funkat väldigt bra. Det blir mer effektivt både för den som ska intervjuas och för företaget, säger han.

Fler digitala möten med kollegorna och att försöka bibehålla den tydliga strukturen på introduktionen för att den ska vara mer likvärdig för alla nyanställda, är andra viktiga lärdomar. Men att vi får en framtid där dagens utbredda hemarbete fortsätter, det tror inte Jonas Rune.

– Jag tror att de allra flesta, inklusive jag själv, har ett behov av att sitta i ett sammanhang tillsammans med andra människor. Introduktionsdelarna tror jag kommer att ske mer på plats fram-över, säger han.