Viktigt att ta hänsyn till individens behov

För en tid sedan skickade ett forskarteam på den internationella handelshögskolan Insead ut en enkät till chefer och medarbetare i flera olika länder om hur distansarbetet fungerar i coronakrisen. Totalt har 429 personer i 58 länder svarat. Endast hälften av de tillfrågade anser att deras chef stöttar distansarbetet på ett effektivt sätt.

– Ett av misstagen cheferna ofta gör är att man ser hela gruppen framför sig istället för individerna var för sig. Då tänker man kanske att den här gruppen har jobbat bra tidigare och har tagit initiativ, säger Lena Zander, professor vid Uppsala universitet.

Men när man distansarbetar och sitter hemma kan man fortfarande ha väldigt olika behov, poängterar hon.

– Vissa vill tala mer ofta med sin chef och grupp, både arbetsmässigt och socialt, medan andra föredrar att ha kontakt lite mer sällan och trivs med att kunna koncentrera sig lite längre tid på sina arbetsuppgifter när de jobbar på distans.

En annan dimension, konstaterar Lena Zander, är hur mycket man delegerar.

– Det är många som trivs bra med delegering och målstyrning, men för en del fungerar det bättre när man är på plats, när man har gruppen omkring sig och när man kan titta förbi chefen och stämma av. För dem är det svårare med distansarbete särskilt när de hamnar i ett skede där de börjar ställa sig frågor som "arbetar jag i rätt riktning, går jag åt rätt håll?".

Enligt Lena Zander behöver den typen av medarbetare lite mer kontakt med chefen och även mer feedback, men kanske inte detaljstyrningen.

– En annan grupp behöver mer detaljstyrning och uppföljning och därmed mycket mer kontakt med chefen.

När Lena Zander tittat på studier där det forskats kring extrema situationer och teams, exempelvis i samband med naturkatastrofer, har det legat nära till hands att chefer och projektledare detaljstyr just eftersom osäkerheten är så stor.

– Problemet när man gör det är att man kan störa och underminera gruppens förmåga att agera. Gruppen kan då inte jobba utifrån sina förutsättningar, den gemensamma kunskapen och erfarenheten.

Lena Zander har tillsammans med kollegor vid andra universitet forskat på globala teams som jobbat i korttidsprojekt. De såg en stor skillnad i hur projekten lyckades beroende på om ledaren hade förberett sig eller inte.

– De som lyckades bäst hade ledare som tänkt igenom sitt eget ledarskap och hur de skulle lägga upp arbetet. De hade också tankar kring olika scenarier som skulle kunna uppstå och vad man då borde göra, och dessutom en öppenhet och flexibilitet kring gruppens arbete.

Lena Zander lyfter fram just flexibiliteten som en nyckel till framgång i en extrem situation med corona som göder osäkerhet på många arbetsplatser.

– Det kan vara till fördel att tänka igenom på vilket sätt gruppen kan och vill jobba och vilka situationer som kan uppstå. Vad ska jag tala med varje individ om, och vilken stöttning behöver varje individ? Då har man en mental förberedelse som kan vara till stor hjälp. Ju bättre du är förberedd, desto mer flexibel kan du vara.

I en tid när en stor del av arbetstiden tillbringas framför en skärm är det extra svårt att sätta en gräns mellan arbetsliv och privatliv – inte minst nu när många också jobbar hemma.

– Det är svårt att få in pauserna. Som chef kan man försöka inspirera utan pekpinnar, exempelvis genom att uppmuntra till promenader. På så sätt kan alla känna att det är okej med pauser, säger Lena Zander.

Det är också viktigt, poängterar hon, att man inte behöver sitta uppkopplad hela tiden.

– Det ska vara självklart att man kan stänga av mejl och mobil när man måste fokusera på vissa uppgifter och inte vill bli störd.