Få tid att vara en bra ledare

Verksamhetsplaner, budgetering, attestering av fakturor och lönesamtal. Chefers arbetsvardag är ofta hektisk och intensiv, med fullspäckade kalendrar och en aldrig sinande hög med administrativa arbetsuppgifter. Förväntningarna på vad chefen ska leverera är samtidigt många – och ibland motsägelsefulla.

– Chefer utsätts för ett hårt förväntningstryck från olika håll. Man förväntas se till att verksamheten når goda resultat och att medarbetarna trivs, är engagerade och får utvecklingsmöjligheter. Från organisationen förväntas chefen företräda och ta tillvara på organisationens intressen medan det från medarbetarhåll förväntas att chefen ska underlätta den egna situationen; se till att man får en bra lön, har en bra arbetsmiljö och att chefen är tillmötesgående och stödjande, säger Stefan Tengblad, professor i HR vid Göteborgs universitet.

Att vara en bra chef uppfattas ibland som synonymt med att vara en bra ledare. Men så är inte alltid fallet.
– Du kan vara en bra chef, utan att vara en bra ledare. Ofta uppfattas man som en bra chef så länge man sköter administrationen bra. Utmaningen för många chefer är att få tid till att också vara bra ledare, säger Stefan Tengblad.

I den nya boken Chefskap, ledarskap och medarbetarskap har Stefan Tengblad och hans medförfattare tagit fasta på hur dessa tre delar påverkar – och skapar förutsättningar för – varandra. Om grunden för chefskapet vilar på hanteringen av de mer administrativa delarna, handlar ledarskapet i stället om att leda organisationen åt rätt håll, skapa relationer till medarbetarna och involvera och engagera dem i att ta ansvar och bidra till organisationens utveckling. Det talas mycket om vikten av goda ledare i dag, men enligt Stefan Tengblad har många chefer dåliga förutsättningar för att utöva ett gott ledarskap i praktiken.

– För många chefer tar administrationen väldigt mycket tid, att gå igenom fakturor, tidrapporter, göra budget och följa upp budget. Och administrationen är ofta sådant som måste göras, chefer som inte sköter administrationen blir ofta ifrågasatta. För många är det utmanande att få tiden att gå ihop, att också hinna vara ledare och jobba med utvecklings- och förändringsfrågor, säger han.

Så hur gör man för att även skapa bättre förutsättningar att vara en god ledare? Enligt Stefan Tengblad är det viktigt att våga delegera arbetsuppgifter och att använda sin tid effektivt. Att delegera arbetsuppgifter kan till exempel handla om att bryta ner verksamhetsplanen på gruppnivå och låta olika team eller specialister ansvara för olika arbetsuppgifter. Chefens roll blir att skapa förutsättningar för ett gott teamarbete, koordinera arbetet – och finnas där som ett ”bollplank”.

– Delegering frigör dels tid för chefen men det är också ett steg i att skapa ett engagemang och ett ”vi” på arbetsplatsen, säger Stefan Tengblad.

Han förespråkar också större fokus på time management – att fundera över hur man använder sin tid på ett optimalt sätt.

– Det handlar om att prioritera så att inte varje sak man gör tar för lång tid. Att man inte sitter med på ett möte som håller på i två timmar, när man egentligen bara behöver vara med en kort stund i början, förklarar han.

Att planera sina veckor i förväg är ett bra sätt att ta kontroll över sin tid innan kalendern blir fullbokad. Ledarskapet påverkas också mycket av relationen med medarbetarna.

– Böcker om ledarskap fokuserar ofta på chefen som individ. Man tänker att chefen har makt att påverka sin omgivning. Men det är mer troligt att medarbetarna påverkar chefen och vad chefen behöver prioritera. Om chefen går fram med en fråga som medarbetarna inte står bakom, blir den väldigt svår att driva igenom. Man kan nå goda resultat i verksamheten genom att skapa ett medarbetarskap – motivation och engagemang bland medarbetarna och en känsla av att man kan påverka och bidra, säger Stefan Tengblad.