Konsten att inte överstyra på jobbet
Publicerat 9 november 2022
Överstyrning innebär att man försöker lösa problem utan att ha en helhetsbild. Att agera kan kännas bra i stunden, men i själva verket riskerar det att försämra situationen, enligt forskaren Magdalena Smeds.
Överstyrning, eller tampering som det kallas på engelska, handlar lite förenklat om att påverka något som man inte borde påverka, vilket riskerar att leda till en försämring i stället för en förbättring. Magdalena Smeds forskar om kvalitets- och verksamhetsutveckling i organisationer vid Linköpings universitet och har precis avslutat en avhandling i ämnet.
![Magdalena Smeds](/globalassets/arbetsliv/2022/11-november/magdalena-smeds_linkopings-universitet.jpg)
– Överstyrning kan exempelvis handla om en insats för att korta ledtider som i stället får motsatt effekt. Det behöver inte påverka utfallet men om inte annat så krånglar det till arbetssättet onödigt mycket, förklarar hon.
Hennes bästa tips för att undvika överstyrning är:
1. Acceptera att det finns variation och enstaka avvikelser
Impulsen att vilja agera och åtgärda upplevda problem är en del av den mänskliga naturen. När det dyker upp problem i arbetsvardagen är många väldigt snabba på att kalla till krismöten för att snabbt hitta en lösning, utan att utreda vad som hänt och varför. Acceptera i stället att det kommer att finnas variationer och enstaka avvikelser. Det kan handla om enstaka avvikelser i nyckeltal, medarbetarundersökningar eller om missnöjda kunder. För att veta om man behöver agera behöver man först ta reda på om det upplevda problemet är systematiskt eller om det handlar om en enskild avvikelse.
2. Ha is i magen och våga reflektera
Våga bryta ner problemet och reflektera över orsaken innan ni går vidare till lösningen. Det kan göra det lättare att hitta systematiska problem och systematiska lösningar. En metod för att bryta ner problem är fem varför. När ni identifierat ett problem, ställ frågan varför fem gånger.
3. Jobba smartare och med rätt saker
Att undvika överstyrning handlar inte om att jobba mindre, utan om att jobba smartare och med rätt saker – att adressera rätt problem, på rätt sätt och i rätt omfattning. Människor har en tendens att blåsa upp saker och bakar ofta in flera problem i samma lösning. Ibland kan det vara bra att hålla det smått och våga fokusera på en sak.
4. Prata med de som har förstahandsinformation
Vi är inte alltid så duktiga att prata med de som sitter på förstahandsinformationen. I stället löser vi ofta problem i chefsmöten eller ledningsgruppsmöten. Det är lätt att förstora ett problem när man sitter långt ifrån det. Genom att prata med de som faktiskt är drabbade kan det ibland visa sig att problemet inte är så stort som man trodde. Lita på era medarbetare och spring inte i väg på egen hand och dra förhastade slutsatser.
5. Se över arbetssätt och processer
Se över era nuvarande arbetssätt och processer och undersök om ni byggt in överstyrning i dem. Hur pratar ni till exempel om avvikelser? Det är kanske inte önskvärt att ha lösningar på precis allt.
Så kan överstyrning se ut
- En skolchef kallar till ständiga krismöten så fort en elev visar tecken på att ha bekymmer i stället för att låta elevhälsoteamet göra sitt jobb utifrån de processer som finns på plats.
- Ett fastighetsbolag överreagerar på en kunds oro över säkerheten och börjar med dagliga ronder på fastigheten. Det blir en onödig kostnad, som skulle kunna undvikas om chefen hade litat på de säkerhetsrutiner som redan fanns på plats.
- Andra exempel på överstyrning kan vara att sätta mättal och sedan bara gå tillbaka två månader. Ofta tänker man inte på den naturliga variationen om sifforna skiljer sig åt mycket – att mättalen kommer att variera över tid.
- Överstyrning kan också handla om en missnöjd kund, patient eller förälder. För att visa på handlingskraft gör organisationen en förändring vilket i stället leder till försämringar för andra kunder, för arbetsmiljön eller för verksamheten.
Källa: Magdalena Smeds
![bild på Katharina Hedström](/globalassets/arbetsliv/bildarkiv/2020/februari/katharina_hedstrom_130x85.jpg?width=90&mode=crop&heightratio=1&quality=80)
Katharina Hedström
Mer om Kompetens
-
Yrkes-SM firar 20 år
Unga • Till Yrkes-SM som går av stapeln i Karlstad förväntas runt 30 000 besökare. Arrangörerna hoppas att fler ungdomar som söker till gymnasiet ska välja en yrkesutbildning. I många branscher är rekryteringsbehovet skriande stort, säger Pontus Slättman, ansvarig för tävlingen.
-
Nätverkande kan vara lika bra som konsulter
Kompetens • Utvecklingsarbete måste inte innebära stora kostnader i form av konsultarvoden. Med nätverkande och erfarenhetsutbyten kan man komma långt, enligt forskaren Viktoria Rubin.
-
Språkträningen pågår hela arbetsdagen
Kompetens • Sedan äldreboendet Ametisten började jobba aktivt med språkombud och språkkaféer tycker medarbetarna att det har blivit roligare att gå till jobbet. Och de boende och deras anhöriga får en högre kvalitet på vården.
Prenumerera på nyhetsbrevet
Ja tack, jag vill få nyheter, inspiration och tips till min mejl varje vecka – helt utan kostnad.
Papperstidning
Få tidningen till din brevlåda fyra gånger per år – helt utan kostnad. Du får fördjupande reportage, tipsinriktade artiklar och kan inspireras av hur andra jobbar med arbetsmiljö.
PrenumereraSenaste om Ledarskap
-
Fyra av tio chefer jobbar på semestern
Återhämtning • Fler än fyra av tio chefer planerar att jobba på semestern, enligt en ny undersökning. För den som måste vara tillgänglig finns knep att ta till för att jobbet inte ska inkräkta för mycket på ledigheten.
-
Tips för att förebygga destruktivt ledarskap
Chef • Nu finns en guide med råd kring hur man förebygger destruktivt ledarskap. Guiden är ett resultat av ett treårigt forskningsprojekt vid Umeå universitet.
-
Tips till chefen – så lyckas du med feedback
Chef • Feedback är ett viktigt verktyg för att motivera och synliggöra medarbetaren – och avgörande för att en organisation ska utvecklas. Men för att feedbacken ska ha avsedd effekt finns det en hel del att tänka på. Elisabeth Palombo tipsar.