Våga ta plats och leda mötet

Alla har varit med om det. Möten som aldrig tar slut, tankar som far i väg åt annat håll och en känsla av att man står och stampar på samma ställe.

– Det finns tyvärr alltför många möten som slukar tid i stället för att föra arbetet framåt, säger Marléne Tamlin.

Men när känslan är den motsatta, när man lämnar ett möte och hittat lösningar eller fått idéer som man inte visste fanns innan man satte sig ner tillsammans, då har man kvittot på att man lyckats. Och det är dit Marléne Tamlin vill vägleda med sin nya bok ”Meningsfulla möten. En handbok i mötesledarskap”.

– Min erfarenhet är att ledarskapet är avgörande för hur mötet blir. Mycket handlar om att våga ta plats och faktiskt leda mötet, till skillnad från att bara fördela ordet, säger Marléne Tamlin.

God planering och tydligt ledarskap

Att nå dit kan vara enklare sagt än gjort, men en viktig förutsättning för att lyckas är planering. Det ska finnas ett syfte, och någon form av plan för hur det ska gå till. Enligt Marléne Tamlin finns det en hel del att lära av formalia som används på politiska möten.

– Det är viktigt med en dagordning, och en tydlighet kring vem som har ansvar för vilka frågor och varför.

Men redan innan själva mötet drar i gång ska det finnas en övergriplig struktur för mötenas upplägg. Det innebär bland annat ett schema över hur ofta mötena hålls, vilka tidsramar som gäller och vilka frågor som ska tas upp.

– Det är bra med ett schema för vilka frågor som är aktuella. Annars är risken stor att man tappar någon boll eller upprepar sig, säger Marléne Tamlin.

Detta underlättar också för deltagarna att förbereda sig och hinna tänka igenom vad man vill ha sagt. Dessutom blir det enklare för mötesledaren att sålla mellan frågor och göra upp en plan för vilket forum som passar bäst för olika frågor.

– Vissa punkter, till exempel ren information, kanske kan hanteras via mail eller chatt medan andra passar bäst i mindre grupper istället för på arbetsplatsträffen, säger Marléne Tamlin.

Enligt henne är det även bra att tänka igenom hur man bäst behandlar olika typer av frågor. Det kan till exempel vara att gå laget runt och göra en åsiktsrunda eller ha någon typ av workshop om man vill få fram nya tankar och idéer.

– Det viktigaste är att man som mötes­ledare har tänkt igenom och ställt sig dessa frågor innan mötet, säger Marléne Tamlin.

När man planerar mötets upplägg är det bra att tänka på att det finns en variation mellan olika frågor. Komplexa punkter kan må bra av att kombineras med något lättsamt och en informativ punkt kanske ska följas av en kort workshop.

– Ett annat knep är att lägga frågor som engagerar många i början och slutet av mötet för att undvika att folk börjar skarva på tiden, säger Marléne Tamlin.

Våga ta plats på mötet

När det kommer till själva ledarskapet på mötet är en viktig grundbult att våga gå in och styra. Det handlar om att se till att alla har möjlighet att säga sin mening, avbryta diskussioner som inte leder framåt, se till att dagordningen följs inom utsatt tid och slutligen sammanfatta vad man kommit fram till.

– Det är en krävande uppgift men är oftast det som gör den stora skillnaden mellan ett bra och ett dåligt möte, säger Marléne Tamlin. 

För att lyckas med detta är förmågan att lyssna och känna av vad mötet behöver helt avgörande. Till viss del handlar det om att släppa sina egna åsikter och helt och hållet gå in i rollen som mötesledare.

– Om man är alltför tydlig med sina åsikter i början av ett möte kan det lätt lägga locket på för fortsatta diskussioner, säger Marléne Tamlin.

Hon har själv haft möten som sin huvudsakliga uppgift i över tio års tid inom ramen för sitt politiska engagemang för miljöpartiet. Ett år efter sin examen i hållbar utveckling blev hon Sveriges näst yngsta kommunalråd, och på sitt allra första nämndmöte var det hon som höll i ordförandeklubban.

– Jag letade febrilt efter någon handbok men hittade bara teoretiska tegelstenar som inte var till så stor hjälp i vardagen. Min bok försöker ge de svar jag själv sökte som 25-åring, säger Marléne Tamlin.

Genom åren har hon lett otaliga möten, inte bara inom politiken utan även som inlånad ordförande för att leda konfliktfyllda organisationer och arbetsplatser.

– När man lyckas känns det som att man hjälpt till att skapa en lite bättre värld i det lilla, säger Marléne Tamlin.

En viktig lärdom hon gjort genom åren är att som chef vara generös med information eftersom den inte alltid når fram på det sätt man förväntat sig.

– Man kan tycka att man sagt något hundra gånger, både i tal och skrift, men ändå inte når fram, säger Marléne Tamlin.

Då måste man ha i bakhuvudet att information är svårt och att vi lever i ett samhälle med ett stort överflöd av information.

– Ett bra sätt att bemöta detta kan vara att fråga hur man kunde gjort i stället för att det skulle bli lättare att ta till sig, säger Marléne Tamlin.

En annan erfarenhet är att allt engagemang ska tas tillvara och bemötas. Även när det riktas som negativ kritik.

– En medarbetare med många synpunkter på verksamheten kan bli en stor tillgång om hen ges utrymme att själv vara med och förändra, säger Marléne Tamlin och minns en oväntad händelse under sin egen ordförandekarriär.

Under ett nämndmöte var det en man som klätt ut sig till häxa för att göra en poäng av sin mening att myndighetsutövningen påminde om häxprocesserna.

– Jag lyfte fram hans härliga engagemang även om vi tyckte olika i sakfrågan, vilket ledde till en bra diskussion, säger Marléne Tamlin.