Tips till chefen – så ­lyckas du med feedback

Digitalisering, automatisering och en orolig omvärld gör att arbetslivet förändras i en aldrig tidigare skådad takt. För många organisationer innebär det ett ständigt behov av att utvecklas för att inte tappa relevans. Mycket fokus läggs på vad som ska förändras, men en annan avgörande fråga hamnar ofta i bakgrunden – hur förändringen ska ske. Det säger ledarskapsutvecklaren Elisabeth Palombo.

Feedback har en viktig roll i att stötta medarbetare att förstå hur:et i en förändring

Bild: Riccardo Palombo

– Många företag är fokuserade på att förändra sin organisation och sina system men glömmer ibland människorna. Arbetslivet förändras så fort i dag att det kan vara svårt för medarbetarna att hänga med. Feedback har en viktig roll i att stötta medarbetaren att förstå hur:et i en förändring.

Regelbunden feedback kan hjälpa medarbetare att förstå vilka beteenden och arbetssätt som stöttar förändringen och i vilken riktning företaget är på väg. Feedback har också en viktig roll för att motivera och synliggöra medarbeten. Behovet av att få den typen av feedback kan skilja sig mycket åt mellan olika medarbetare, vissa behöver mer återkoppling än andra.

Elisabeth Palombo har i många år jobbat med att coacha ledare i hur man ger feedback. Hennes bild är att de flesta ledare ger för lite feedback men att självbilden ofta är en annan. Många tror att de ger mer feedback till sina medarbetare än vad de faktiskt gör. Detta styrks även av forskningen. Studier vid KTH i Stockholm visar att chefer uppskattar att de lägger 40 procent av sin tid på feedback men att de i själva verket bara ägnade en eller två procent till det.

Elisabeth Palombo ser inga risker med att ge för mycket feedback, snarare tvärtom.

– Få ledare har tid att ge för mycket feedback, konstaterar hon.

Elisabeth Palombo skiljer på olika typer av feedback. Den snabba, dagliga feedbacken som kan ges mer spontant, exempelvis vid kaffeautomaten eller när du stöter på en kollega i korridoren. Då handlar det om att ta chansen att uppmärksamma en medarbetares prestationer direkt – som att berömma en väl utförd presentation eller ett bra förslag. Utöver det bör ledare planera in för mer långsiktig, utvecklande feedback som kan ges i förbokade samtal med medarbetaren. Gemensamt för båda typerna av feedback är att de bör fokusera på hur beteenden eller situationer påverkar verksamheten eller människorna runt omkring på arbetsplatsen.

– Ledarens uppdrag är att leda verksamheten och medarbetarna i en speciell riktning eller till ett speciellt resultat och det är det feedbacken ska fokusera på, säger Elisabeth Palombo. 

Feedbacken bör också alltid stöttas av konkreta exempel och ta upp vilka konsekvenser beteendet får för verksamheten eller kollegor. Att gå förbi en kollega i korridoren, ge en klapp på axeln och säga ”bra jobbat” är inte något Elisabeth Palombo kallar feedback.

– Då är det bättre att man stannar en kort stund och utvecklar sin feedback.

Det finns många olika modeller för att ge feedback. De kan vara ett bra stöd för ledaren men en vanlig modell, att man alltid ska avsluta med positiv feedback, rekommenderas inte av Elisabeth Palombo.

– Feedback är till för att medarbetarna ska utvecklas och växa. Om du har gett utvecklande feedback till någon ska du inte känna att du måste säga något positivt också.

Därför ska du även ge obekväm feedback

Negativ feedback, eller utvecklande feedback som Elisabeth Palombo hellre kallar det, är ofta ett känsligt ämne. Många ledare tycker det är svårt att ge den typen av feedback av rädsla för att medarbetaren tar illa upp. Men med konkreta exempel som stöttar och genom att vara tydlig med vilka konsekvenser beteendet får för verksamheten eller kollegor, kan det ofta bli en bra dialog. Som ledare bör man prata i jag-form när feedbacken läggs fram. Inled med ”min uppfattar om dig är att du…” eller ”jag ser det här…”, i stället för att säga ”du är sån här”.

– Fokusera på vad du som ledare ser och hur du uppfattar din medarbetare. Det måste finnas utrymme för en dialog, säger Elisabeth Palombo.

Hon betonar också att utvecklande feedback kan hjälpa medarbetaren vidare och skapa ökad trivsel på jobbet.

– En medarbetare som inte uppnår resultat, och som känner att den inte kommer någonstans, kommer sannolikt inte heller att trivas på jobbet.

Att ge feedback på ett bra sätt är en konst som kräver träning. Det gäller att göra det, även när det känns obekvämt. Att delta i kurser tillsammans med andra ledare är ett bra sätt att både få mer kunskap, träna på att ge feedback och att dela erfarenheter med andra i liknande position. Elisabeth Palombo upplever att många ledare inte har tillräckligt med kunskap om hur man ger feedback och inte alltid får tillräckligt med stöd från sin organisation.

– Tänk idrottsmän. De tränar varje dag för att vara redo för en tävling. Chefer, de tävlar varje dag.

Lika viktigt som det är för medarbetare att få feedback är det att som ledare få feedback från sin chef eller ledning.

– Som ledare behöver man också få påfyllning och bli synliggjord. Man behöver också förstå vilken riktning ledningen vill att man ska ta, säger Elisabeth Palombo.

Utöver att ha medarbetarsamtal rekommenderar hon verksamheter att införa tid för fokussamtal. Fokussamtal kan hållas en gång i månaden eller varannan månad, beroende på verksamhetens behov, som ofta baseras på hur snabb och stor förändring man går igenom. Mål för den enskilda medarbetaren sätts upp i början av året, mål som är kopplade till verksamhetsmålen, och följs upp och vid behov förändras under fokussamtalen.

– Tidigare så kanske det räckte att ha medarbetarsamtal en gång om året men i dagens snabbt föränderliga arbetsliv behövs detta kompletteras med tätare avstämningar för att diskutera: går vi åt rätt håll? Behöver vi justera något i de uppsatta målen?

Elisabeth Palombo vill också betona något som är helt avgörande när man ger feedback:

– Det är viktigt att man som chef alltid har hjärtat med sig när man ger feedback, att man utgår från att man ger feedbacken för att medarbetaren ska utvecklas, säger hon.

Två chefer om feedback

Shemina Chouhan, avdelningschef Nexer Maverick

Bild: Nexer

Brukar du ge feedback på dina medarbetares insatser?

– Feedback är en grundsten till en verksamhets framgång. Jag både ger och ber ofta om feedback, det är en gåva som ger möjlighet till utveckling och lärande och självklart ett tillfälle att fira framgång tillsammans.

Vad tycker du är viktigt att tänka på när du ger feedback? 

– Jag har alltid med mig Brene Browns Engaging Feedback Checklist från ledarprogrammet Dare to Lead. Essensen handlar om att tänka igenom hur man ger feedback för att skapa förutsättningar för att din medarbetare ska växa och utvecklas, exempelvis vara medveten om maktförhållandena och vara beredd på att aktivt lyssna – på riktigt.

Erik Brännström, teknikchef Planima

Bild: Planima

Brukar du ge feedback på dina medarbetares insatser?

– Ja, både löpande och i samband med de enskilda samtal jag har med varje medarbetare ungefär varannan vecka.

Vad tycker du är viktigt att tänka på när du ger feedback? 

– Tydlighet är oerhört viktigt. Det kan tyckas uppenbart, men det är något jag får jobba med hela tiden. Visa även att du själv är öppen för feedback och tar emot den på ett konstruktivt sätt för att skapa ett klimat där feedback inte behöver vara något dramatiskt. Det bör även finnas utrymme för samtal i samband med feedback. Det säkerställer att budskapet har tolkats rätt, samt ger möjlighet att nyansera, förtydliga och diskutera.