Så leder du medarbetare som jobbar på distans

Publicerat 28 mars 2017

Att vara chef över medarbetare som sitter geografiskt spridda och jobbar på distans kommer bli allt vanligare i framtiden, enligt Carina Beckerman, forskare vid Handelshögskolan i Stockholm. Här tipsar hon om vad chefer som leder virtuellt ska tänka på för att skapa en god arbetsmiljö.

Att leda en organisation som är geografiskt spridd, så kallat virtuellt ledarskap, ställer stora krav på chefer.

– Som chef behöver du ha en tydlig strategi för ditt arbete. Du måste kunna använda tekniken som finns för att kommunicera, du behöver kunna peka med hela handen och du behöver en tydlig arbetsfördelning och rutiner. Det är väldigt viktigt, för det finns ett starkt samband mellan bra struktur och hur nöjda medarbetarna är, säger hon.

Dessutom måste chefen bestämma en lägsta nivå för vad som ska produceras, samtidigt som hen behöver hitta nya metoder för att få alla medarbetare att bli sedda och få återkoppling. Det kan handla om regelbundna individuella telefonavstämningar, eller att ha en viss telefontid i veckan då medarbetare vet att du som chef kan nås. Det är också viktigt att ge allmän information till alla i organisationen samtidigt, även om medarbetarna sitter på olika orter.

– Annars kan vissa känna sig mindre uppmärksammade, att de hamnar utanför och alltid får information sist.

Även dansk forskning har pekat på potentiella arbetsmiljöproblem när medarbetare har chefer på distans, eller om medarbetare finns på orter med få eller inga kollegor. Dessa personer kan i högre grad känna sig utanför den övriga verksamheten. Så chefen behöver vara extra uppmärksam på medarbetarnas omständigheter. Men virtuellt ledarskap kan också vara positivt. Det kan göra det möjligt att knyta viktig kompetens till organisationen, som kanske finns i andra länder. Carina Beckermans forskning pekar också på att personer i specialistyrken kan ha lättare att jobba virtuellt.

– De är ofta redan vana att jobba självständigt och att styra sig själva, säger hon.

TIPS

Så leder du virtuellt

Ha regelbundna individuella samtal. När medarbetare och chef inte sitter på samma ort är det extra viktigt att chefen prioriterar att regelbundet prata på telefon eller via nätet. Då kan alla känna sig hörda och sedda.
Var noga med arbetsfördelning, så att både du och medarbetarna vem som gör vad.
Se till arbetssätten är kända av alla. Ju tydligare kommunikation, desto större möjlighet för medarbetare att återkoppla om det till exempel uppstår problem.
Ha regelbundna telefon- eller Skype-möten även för arbetsgrupper. Ha alltid en tydlig agenda med start- och stopptid och tid för frågor.
Fira över nätet! Använd digitala möten för att fira födelsedagar, hälsa nyanställda välkomna och tacka av personer som slutar.
Avsätt en tid varje vecka då medarbetarna vet att du är tillgänglig.
Skaffa administrativt stöd för de olika arbetsplatserna, så att nyanställda får sina passerkort och datorer även om du inte är på plats.
Tänk på att vissa medarbetare gillar att jobba virtuellt, andra gör det inte. Minns att det alltid är mer kraft i att ses ”live”, så ordna fysiska möten också.
Var tydlig mot din chef hur din arbetssituation ser ut. Har du medarbetare på tjugo orter kan det ta längre tid att få ut information än om alla sitter samlade.

Källor: Carina Beckerman samt Arbetjdsmiljoviden.dk.