Nya kommunikationsverktyg skapar frustration
Publicerat 13 november 2018
E-posten har fått konkurrens av en rad andra digitala verktyg för kommunikation kollegor emellan. Tanken är att de ska förenkla samarbetet. Men enligt en ny undersökning anser drygt var tredje arbetstagare att det finns för många digitala samarbetsverktyg på arbetsplatsen.
Trots förutsägelsen om e-postens död mejlar nio av tio svenska tjänstemän dagligen. Men på senare tid har e-posten fått hård konkurrens från nya digitala tjänster som Skype, Slack och Microsoft Teams. Enligt en ny undersökning från Telenor använder åtta av tio svenska tjänstemän sådana tjänster regelbundet.
En fördel är att kommunikationen blir mer direkt och mejlkorgen slipper översvämmas av långa mejltrådar med allt för många mottagare. Men enligt undersökningen är sex av tio tjänstemän ändå frustrerade över de nya verktygen. Några anledningarna till det är otydlighet kring vilka tjänster man förväntas använda och att ens kollegor och kunder använder andra plattformar.
– Undersökningen vittnar om att många företag köper in en mängd olika digitala verktyg, och tänker att det räcker så. Kanske beror det på att man är rädd att hamna efter i digitaliseringen. Men utan ledarskap och struktur blir det lätt stökigt, säger Mats Almgren, affärsområdeschef Telenor Företag i en kommentar.
Mer än varannan arbetstagare (52 procent) och en ännu större andel chefer (57 procent) anser att det finns behov av att se över vilka olika verktyg som används på arbetsplatsen och rensa bland dem.
Majoriteten av arbetstagarna (62 procent) har heller inte fått någon utbildning i verktygen, och nästan varannan saknar riktlinjer för användningen. Detta trots att riktlinjer och utbildning rankas som två av de viktigaste framgångsfaktorerna för att få till ett effektivt digitalt samarbete.
– Självklart måste tekniken fungera, men därutöver behöver arbetsplatsen upprätta riktlinjer och policys och satsa på utbildningar så att alla förstår och lär sig verktygen fullt ut. Med en större tydlighet och högre digital kompetens kan vi få till ett mer effektivt samarbete, säger Mats Almgren.
Totalt har 1700 tjänstemän, varav 500 chefer, deltagit i undersökningen.
Ur undersökningen
- Sex av tio tjänstemän (59 %) upplever frustration eller stress över de digitala samarbetsverktygen och var trejdje tjänsteman upplever att det är för många digitala samarbetsverktyg på jobbet.
- Utöver traditionella kanaler som e-post och telefonkonferens är chat, videomöten och dokumenthantering via en gemensam plattform de vanligaste digitala samarbetsverktygen.
- Majoriteten av arbetstagarna (62%) har inte fått någon utbildning i verktygen, och nästan varannan (47%) saknar riktlinjer för användningen.

Marianne Zetterblom
marianne.zetterblom@prevent.seMer om Digitalisering
-
Otydligt vem som ansvarar för den digitala miljön
Digitalisering • Många arbetsgivare är medvetna om att digitala system och arbetssätt har stor påverkan på arbetsmiljön i stort. Men fortfarande är det många som missar att riskbedöma och att ha en tydlig ansvarsfördelning. Det visar en stor inspektionsinsats av den digitala arbetsmiljön som Arbetsmiljöverket gjort.
-
Fler använder AI i jobbet
AI • Fler använder AI i jobbet, enligt rapporten ”Svenskarna och internet” som släpptes nyligen. Att sammanfatta rapporter och felsöka programkod är några vanliga sätt att använda AI i sin yrkesroll.
-
Arbetsmiljöverket tar tempen på den digitala arbetsmiljön
Digitalisering • Under pandemin fick digitaliseringen i arbetslivet en rejäl skjuts. Nu gör Arbetsmiljöverket en inspektion för att se hur arbetsgivarna tar ansvar för den digitala arbetsmiljön och om de har tillräcklig kunskap.
Prenumerera på nyhetsbrevet
Ja tack, jag vill få nyheter, inspiration och tips till min mejl varje vecka – helt utan kostnad.
Papperstidning
Få tidningen till din brevlåda fyra gånger per år – helt utan kostnad. Du får fördjupande reportage, tipsinriktade artiklar och kan inspireras av hur andra jobbar med arbetsmiljö.
PrenumereraSenaste om Mer om arbetsmiljö
-
Kontoret ena dagen – grönsakslandet nästa
Hybridkontor • Därför mår vi bra av att odla. I Frankrike har en ny sorts hybridjobb vuxit fram där tjänstemän kombinerar kontorsarbete med odling några dagar i månaden. Så vad är det egentligen som gör att många upplever odling som läkande och finns det lärdomar att ta med sig in på kontoret?
-
Bättre fokus – när någon sitter bredvid
Må bra • Har du lättare att fokusera när någon sitter bredvid dig? Då är du inte ensam. Body double-metoden har lyfts fram som ett sätt att skärpa koncentrationen – men fungerar det verkligen?
-
Fortsatt många jobbar hemifrån – men ”office first” trendar
Distansarbete • Dubbelt så många arbetar hemifrån nu jämfört med tiden före pandemin, enligt siffror från SCB. Men det senaste året har en viss avmattning skett.