Ensam är stark?

Det gränslösa arbetslivet har skapat nya möjligheter men också utmaningar när den gemensamma arbetsplatsen förlorat i betydelse. IT-branschen har gått i bräschen för utvecklingen och många företag använder också de digitala verktyg som de utformar och marknadsför.

Ett av dem är Microsoft och deras kommunikationsplattform Microsoft Teams som används för att bland annat hålla videokonferenser, möten, chatta, dela dokument och bolla idéer. Eftersom de flesta av de 600 anställda på Microsoft Sverige arbetar i projekt med kollegor från hela världen och ofta är ute hos kunder har Teams till stor del ersatt de fysiska mötena. Verktyget ingår också i den arbetsform som Microsoft lanserat och som bygger på att arbete är något som du gör och inte en plats du går till.

– Man använder den plats som passar en bäst för att utföra sitt arbete. Det är en av nycklarna i det som vi kallar för Det nya arbetslivet – att man knyter ihop teknik, plats och människa, säger Henrik Byström affärsområdeschef för Modern Workplace på Microsoft i Sverige.

Arbetsformen är fri och rörlig och bygger på samverkan med andra och att medarbetarna själva tar ansvar för sitt arbete och sin utveckling, så kallat självledarskap.

Erik Olsson, digitaliseringsstrateg på Microsoft, är dagligen inne på Teams i sitt arbete för att kommunicera med kollegor. Men det är inte alltid bara jobb det handlar om, utan man delar också bilder och chattar privat.

– Det blir en brygga mellan det fysiska mötet och att vara helt på distans. Det ersätter inte det fysiska mötet men det kompletterar det på ett helt annat sätt, säger han.

De senaste åren har det kommit larmrapporter från USA, Storbritannien och Australien om att människor i det flexibla arbetslivet känner sig socialt isolerade och ensamma i sitt arbete.

Det gäller dels de som jobbar i den så kallade gigekonomin, på distans eller mobilt. Men även anställda som har en arbetsplats att gå till, men som ofta arbetar hemifrån eller på resande fot, kan känna sig bortkopplade från de sociala sammanhangen på jobbet.

En tredje grupp är de som går till jobbet och är omgivna av människor hela dagarna, men som ändå känner sig socialt isolerade. I en brittisk undersökning som organisationen Relate gjorde 2014 uppgav 42 procent av de anställda att de inte hade en enda vän på jobbet. En förklaring som lyfts fram är att de fysiska möten och samtal som vi tidigare hade på jobbet i stor utsträckning ersatts av e-post, chattar och andra kommunikationsvägar.

Samtidigt har arbetsplatserna förändrats med nya kontorsformer anpassade efter det flexibla arbetslivet. Tidigare hade de anställda ett fast arbetsställe på kontoret med kollegor intill sig. Man behövde kanske inte vara bästa vänner, men man småpratade med varandra och bekräftade varandras närvaro. Men i de moderna aktivitetsbaserade kontoren har sällan ens cheferna en fast plats och det har förändrat de sociala sammanhangen.

Enligt flera studier leder ensamhet på jobbet till att anställda är mindre produktiva, gör ett sämre jobb, oftare är sjuka och inte är lika engagerade i sitt arbete som tidigare. Många känner sig också deprimerade och funderar på att byta jobb.

– Om arbetsplatsens betydelse som arena för sociala relationer förändras kan det så klart leda till att fler individer blir socialt isolerade, och det i sin tur kan leda till känslor av ensamhet och att folk mår dåligt. Det behöver inte leda till sjukskrivningar, men välbefinnandet och arbetstillfredsställelsen kan minska, säger Ann Bergman, professor i arbetsvetenskap vid Karlstads universitet.

Hon har tillsammans med forskaren Carin Håkansta, också vid Karlstads universitet, gjort en studie om Arbetsmiljöverkets inspektörer. De jobbar mobilt och har mycket kontakt med andra människor. Men när den digitala tekniken gjorde att de inte längre behövde komma in till sina lokala kontor för att skriva rapporter och göra andra ärenden fick det till följd att de kände sig socialt och professionellt isolerade från de organisatoriska och yrkesmässiga sammanhangen.

– Förr fanns det arbetsuppgifter som man behövde göra på själva arbetsplatsen och med hjälp av sina kollegor, men som man nu i allt högre grad sköter själv och digitalt. En frikoppling av arbetet från arbetsplatsen är något som blir allt vanligare genom bland annat digital teknik och kontorslösningar där det inte finns lika många skrivbord som anställda.

Arbetsplatsen som social arena har flera funktioner. Det är här vi byter information, kan be om hjälp, lär oss nya saker, får bekräftelse och formar gemensamma värderingar som fungerar som vägledning i vår yrkesroll och ger oss trygghet.

– Identitet, gemenskap och vissa normer och värderingar är viktiga för oss som sociala varelser, men också i våra yrkesroller. Det är en viktig dimension av den psykosociala arbetsmiljön, säger Ann Bergman.

Det är oklart hur många som känner sig isolerade på jobbet eftersom SCB:s undersökningar inte är anpassade för det nya flexibla arbetslivet. Arbetsmiljöverkets föreskrift om ensamarbete passar inte heller in i bilden eftersom den är inriktad på yrkesgrupper som riskerar att råka ut för olyckor eller hot och våld.

– Man skulle behöva modernisera och nyansera betydelsen av det här med ensamarbete. Det gäller inte längre bara för den som arbetar ensam, till exempel ute i skogen, utan det kan vara någon som sitter på ett café med folk omkring sig, men som ändå är socialt isolerad i förhållande till sina kollegor och sin arbetsplats.

På Microsoft arbetar man med självledarskap, coachning och kulturbyggande för att stärka gemenskapen och engagemanget i det flexibla arbetslivet. Alla nyanställda får en mentor som hjälper dem att komma in i verksamheten. De får också träffa många av sina kollegor under det första året, vilket underlättar den sociala interaktionen när samarbetet sedan sker i Teams.

Medarbetarna har också förtroendearbetstid och styr själva över sin karriär- och kompetensutveckling. Cheferna i sin tur stöttar och coachar medarbetarna regelbundet så att de uppnår sina mål, både i arbetet och i sin utveckling, och stämmer av hur de mår och trivs.

– Eftersom vi jobbar allt mer flexibelt blir det allt viktigare att hålla den här kontakten. Vi har utvecklingssamtal tre gånger om året. Däremellan träffas medarbetare och chefer minst en gång i månaden, säger Helena Sjöberg, HR-ansvarig på Microsoft.

De som börjar jobba på Microsoft är oftast vana vid att jobba digitalt och för dem är det inget konstigt att kommunicera och samarbeta via plattformar. Många är också unga och har vuxit upp med sms, chattar och sociala medier och har ett annat förhållningssätt till social interaktion.

– Jag vet inte om det är en generationsfråga, men det skulle det kunna vara. De yngre som kommer har en annan vana att jobba på det här sättet än kanske vi som är äldre, säger Henrik Byström.

Men även om medarbetarna arbetar fritt och rörligt fungerar ändå den fysiska arbetsplatsen som ett nav i Microsofts verksamhet där man har personalmöten, presentationer, kundträffar och andra aktiviteter. I november flyttar företaget från sina lokaler i Kista till det nya kontoret Urban Escape på Regeringsgatan i centrala Stockholm.

– Vi frågade oss varför vi behöver en lokal överhuvudtaget. Vi kan ju jobba digitalt. Men vi anser att vi behöver en lokal för att behålla det sociala navet. När vi nu flyttar till Escape mitt i stan får vi ett nav där vi kan knyta an till våra kunder, partners och medarbetare, säger Henrik Byström.