Så gjorde vi med nya föreskrifterna

Shalini Kolling, HR-chef, Casino Cosmopol, Malmö. 350 anställda.

Hur har ni ändrat ert sätt att jobba sedan de nya föreskrifterna infördes?

– Vi hade en utbildningsdag för våra chefer och skyddsombud. Efter utbildningen kunde vi konstatera att den inte tillförde mycket nytt eftersom vi redan jobbade med det mesta här. Alltså fortsätter vi de goda arbetsprocesser som vi driver här.

Vad är det som gör att ni står så väl rustade?

– Sedan flera år jobbar vi strukturerat med arbetsmiljöfrågor ur olika aspekter. Vi är en bra arbetsplats när det gäller mångfald eftersom 43 procent av personalen har annan etnisk bakgrund än svensk. Likaså har vi en bra könsfördelning. Det gör att vi har en kontinuerlig dialog om särbehandling och diskriminering i organisationen. Vi är varandras arbetsmiljö! 

Hur hanterar ni stress?

– Vi genomför medarbetardialoger, uppföljnings- och månadssamtal och då är stress en av punkterna. Vi har också tydliga riktlinjer om att cheferna tillsammans med

HR pratar med den som har mycket korttidsfrånvaro. Cheferna ska inte ifrågasätta utan fråga vad de kan göra för att medarbetarna ska få bättre hälsa. Stress finns även med som en mätpunkt i medarbetarundersökningen som görs två gånger om året.

Är medarbetarenkät ett bra sätt att mäta välmåendet på arbetsplatsen?

– Ja, det tycker jag. Den är ett sätt för oss att se om de insatser vi gör ger resultat och så ger det oss bra underlag för att se vad vi ska prioritera. I våra senaste medarbetarundersökningar har vi en personalnöjdhet på 98 procent vilket är jättebra. Utmaningen är att fortsätta arbetet med att hålla den höga nivån.

Erik Gunnarsson, Handläggare och sakkunnig i organisatorisk och social arbetsmiljö på Arbetsmiljöverket.

Hur underlättar de nya föreskrifterna för chefer och arbetsgivare? 

– De stödjer arbetsgivaren i arbetet med att förebygga ohälsa och gör det tydligt vilka faktorer man behöver arbeta med i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Tydliga regler gör det lättare att göra rätt och stärker rättssäkerheten på området.

Vad kan en medarbetare som ser tecken på ohälsa på arbetsplatsen göra?

– I första hand vända sig till den som sköter arbetsmiljöuppgifterna, vanligtvis chefen. Om det gäller kränkande särbehandling bör det finnas ett alternativ om den man ska vända sig till är inblandad. Känner man sig obekväm med att själv ta upp frågan kan man kontakta sitt skyddsombud.

Finns det en kultur av att vara duktig på våra arbetsplatser?

 – Det är fullt naturligt för oss människor att vilja göra bra ifrån oss, kanske särskilt på jobbet. För att förebygga att det blir ohälsosamt är det viktigt att diskutera och föra en dialog på arbetsplatsen om förväntningar och att arbetsgivaren klargör vad som är en tillräckligt bra arbetsinsats. Tionde paragrafen i föreskrifterna handlar bland annat om att tydliggöra arbetsinnehållet.

Vilka är vinsterna med att förebygga ohälsa?

– För den enskilde handlar det om minskat lidande och ökad livskvalitet. Företagen å sin sida undviker kostnader för sjukfrånvaro och rehabilitering. En god arbetsmiljö gynnar verksamheten i form av högre produktivitet och kreativitet. Friska organisationer har medarbetare som mår bra och är mer motiverade.

Linda Wretler, Tf personalansvarig på Särnmark Assistans AB. 70 tjänstemän och cirka 1 000 assistenter. Hur har ni ändrat ert sätt att jobba sedan de nya föreskrifterna infördes?

– Vi hade bra underlag innan, bland annat en personalhandbok med en arbetsmiljöpolicy och rutiner för att förebygga och handskas med olika arbetsmiljöfrågor. Vi vill vara en sund arbetsplats som står för välmående och kvalitet.

Är det något område där ni anstränger er lite extra?

– Det är en större utmaning att få tag i den psykosociala ohälsan. Och hos oss ser stressen olika ut på tjänstemanna- respektive och assistanssidan, vilket är ytterligare en utmaning. De nya föreskrifterna ger oss ett bra stöd eftersom det blir tydligt vad som krävs av oss som arbetsgivare. Den hjälper oss att utveckla och förfina våra verktyg.

Hur jobbar ni för att fånga upp tecken på stress?

– Förutom medarbetarsamtal en gång per år och avstämningar vid behov har vi en checklista. Den behandlar alla delar av arbetsmiljön: organisatoriskt, fysiskt, och psykosocialt och hjälper oss att identifiera risker.

Kan ni motverka särbehandling?

– Vissa på assistanssidan har jobbat här i 20 år för andra är det ett genomgångsyrke vid sidan av studier eller annat arbete. När en medarbetare i gruppen runt en kund slutar förändras gruppdynamiken. Vi fångar upp oro och funderingar som kan uppstå i samband med det genom en nära kommunikation med våra arbetsledare och assistansgrupper. Ett bra sätt att för att stämma av läget och för att förbättra samarbetet i gruppen är att kalla till ett personalmöte.

Jessica Sjöberg-Lundqvist, HR-ansvarig, Östersundshem. Cirka 60 anställda.

 Har ni gjort några förändringar i sättet att arbeta efter att de nya föreskrifterna infördes?

– Vi har fördelen att vara en liten organisation där det är nära mellan chef och personal och där cheferna lätt kan uppmärksamma om någon jobbar för mycket eller mår dåligt på annat sätt. Och sen har vi över lag bra rutiner för hur vi jobbar med arbetsmiljön.

Vad är det som gör att ni inleder ett stort arbete med er värdegrund?

– Vi har genomgått en omfattande omorganisation den senaste tiden där vår roll har förändrats. Vi vill därför göra en översyn av målen för arbetsmiljön tillsammans med de anställda, där vi gemensamt bestämmer vilken värdegrund företaget ska vila på framöver och vilka värdeord som ska vara våra. Helt enkelt hur vi ska ha det här på företaget. 

Hur fortsätter ni det arbetet?

– Vi tänkte det som en helhetslösning där värdegrunden utgör plattformen som vi sedan kan arbeta vidare utifrån inom flera olika områden som exempelvis lönepolitik, rekrytering och arbetsmiljö, värdegrunden ska genomsyra företaget på alla nivåer. De viktigaste är att hålla arbetsmiljöarbetet levande och att det ingår som en naturlig del av det dagliga arbetet. Vi tror att det blir enklare att göra detta om vi utgår från en gemensam värdegrund.

Är det krångligt med de nya föreskrifterna?

– Nej, arbetsgivaren får ett tydligare ansvar än tidigare men inget är ju nytt.