Konsten att hålla bra möten

Samuel Holmström, vd på Lundqvist Trävaru AB i Piteå. Cirka 40 anställda under högsäsong.

Varför har ni korta möten?
– Vi jobbar i ett snabbt växande företag och i en miljö i förändring. Om det är någon som vill ha svar på en fråga så löser vi det snabbt med ett spontant möte. Antingen tar vi beslutet gemensamt eller vid oenighet fattar jag beslutet för att föra oss framåt.

Vilka vinster finns med denna mötesmodell?
– Vi har inte ett möte bara för mötets skull. Det blir en naturlig självsållning av möten. Vi vill förenkla och lösa saker och ting på stående fot. Det går raskt och effektivt.

Spelar mötets plats någon roll?
– Om vi ska stå i korridoren eller sitta i fikarummet är inte viktigt. Det viktiga är att det finns ett syfte med mötet. Vi har ibland traditionella möten inbokade, men vi har sällan möten där vi tar upp fem frågor. Vi har i stället fler korta möten stående som behandlar en eller två punkter där det alltid är tydligt vem som äger frågan.

Hur har arbetsklimatet blivit?
– Jag har kommit närmare mina medarbetare, det blir aldrig så hierarkiskt. Många av mina medarbetare har mandat att fatta egna beslut. Det är en av förklaringarna till att företaget går så bra.

Jenny Rungegård, affärsområdeschef i Växjö, Castellum fastighetsbolag, 400 anställda. 

Ni har möten utomhus, varför då? 
– Vi har byggt ett utomhuskontor. Idén fick jag när jag en solig vårdag tittade ut från mitt kontorsfönster. Varför måste vi begränsa oss genom att sitta inomhus? Människor mår bra av att få vara utomhus och när medarbetarna trivs och mår bra växer och utvecklas även företaget.

Vilka fördelar har ett utomhuskontor?
– Det finns positiva hälsoeffekter. Det minskar stressnivån och man stärker immunförsvaret. Dessutom blir medarbetarna piggare och mer kreativa.

Vilken typ av möten har ni utomhus?
– Vi har ofta morgonmöten där. Utomhuskontoret är aktivitetsanpassat, så det finns olika arbetsplatser där man kan sitta, stå eller arbeta i grupp. Eluttag finns överallt. Ett bokningsbart konferensrum har även ett glastak som är försett med solceller som ger ström i uttagen.

Har förhållandet mellan chef och medarbetare förändrats?
– Det blir en mer lättsam atmosfär om du har mötet på en neutral plats. Alla borde uppmuntra sina medarbetare att jobba utomhus. Varför ska man inte ha det bra även när man jobbar?

Mina Hesar, Vibe master på HiQ i Malmö och Lund, IT-bolag med 1 600 anställda, varav ca 100 i Skåne.

Varför har ni walk & talk möten? 
– Av flera olika anledningar. Går man ut på en promenad för att till exempel prata med sin chef så sker det på neutral mark, man byter kontext. Det blir ett annat fokus med en promenad och man får också frisk luft.

På vilka sätt påverkar en promenad mötesdeltagarna?
– Blodtillförseln ökar och man får mer syre. Det leder till mer energi och inspiration och man kommer loss med tankarna. Det blir mer effektiva möten. Vi tror allmänt att det är bra att byta miljö vid möten.

Hur ser ni på att en promenad har ett markerat slut?
– Det finns en tydlig "timeline" och det är positivt. Vi tar ett varv i en fin park som finns utanför vår arbetsplats och pratar och när promenaden närmar sig slutet så rundar man av mötet och sammanfattar vad man kommit fram till. Det tar inte lång tid och man har tid för annat.

Hur påverkas medarbetarna av företagets hälsofokus?
– Det sätter prägel på vår vardag. Alla kan ta en promenad när de vill. Ett möte blir mer avslappnat i stället för att medarbetarna ska känna sig spända i ett tyst rum. Vi har även en sportchef som jobbar hos oss och som håller hårda träningspass för dem som vill. Det är en del av vår kultur och vi mår bra av det.

Per Lundeberg, projektledare och Senior Partner på Rumbline Consulting AB med 55 anställda.

Vad är fördelarna med att ha Skype- och videomöten? 
– När vi har en videokonferens kan vi både tala och se varandra samtidigt på skärmen. Vi kan ha möten med människor i många länder samtidigt och det är snabbt och enkelt att koppla upp. Vi skypar med folk från hela världen varje dag.

Känns det anonymt att inte träffas personligen?
– Personliga möten är det bästa, men när man har videokonferenser så ser man mötesdeltagarna och då känner man också en samhörighet. Eftersom deltagarna kan se varandras ansiktsuttryck och kroppsspråk så blir det inte så opersonligt.

Hur produktivt är det med möten på distans?
– Jag använder gärna Skype på min dator eller telefon. Jag sköter mina arbetsuppgifter mer effektivt med denna teknik. Man kan till exempel dela och jobba med samma dokument i mötet eller visa presentationer. Det gör det enkelt och väldigt verkningsfullt.

Går det att känna en gemenskap?
– Det blir ingen after work med kunden efter jobbet (skratt). Det är väl baksidan med denna modell. Men ibland har vi stående Skypemöten som pågår hela dagen och det har faktiskt hänt att vi haft AW på kvällen via Skype.