Få ut mer av att-göra-listan
Publicerat 4 maj 2017
Att-göra-listor är ett väl beprövat knep för att skapa struktur när jobbet hopar sig och arbetsuppgifterna är många och spretiga. En sådan lista ska helst innehålla konkreta uppgifter som går att bocka av.
Vad är knepet för att prioritera rätt och minska stressen? David Stiernholm, konsult och författare säger att det handlar om att lära sig skilja på viktigt och bråttom, och att hela tiden ha det klart för sig när man väljer mellan olika arbetsuppgifter. För det som är viktigt är sällan bråttom, och det som är bråttom är inte nödvändigtvis viktigt.
Men om allt verkar vara viktigt då?
– Så kan det ofta kännas, inte minst för personer som är ambitiösa och vill mycket.
I det läget anser David Stiernholm att man behöver skaffa sig en bättre kompassriktning, genom att göra klart för sig vilka mål man vill ta sikte mot. Med tydligt förankrade siktpunkter går det att stå stadigare i vardagens flöde av impulser och arbetsuppgifter. Då kan varje uppgift i att-göra-listan, varje propå från andra, värderas utifrån en enda fråga: Bidrar detta till att ta mig i riktning mot målet?
– Det ger en skön tillfredsställelse att själv avgöra om något är viktigt eller inte, för mig och för den verksamhet som jag ansvarar för. Att det inte avgörs av att någon låter förbaskad, eller skriver mejl med jättemycket utropstecken.
Det finns en rad olika sätt att lägga upp sitt arbete i praktiken, och det gäller att hitta den form som passar den egna personligheten bäst, menar David Stiernholm. Men en bra början är att göra en stram filtrering av inflödet via mejl, telefon och kontakter med andra människor: Innebär detta att något behöver göras? Är det jag som ska göra det, eller är någon annan bättre lämpad?
Därefter är det klokt att samla alla uppgifter som behöver utföras på ett ställe, för att kunna värdera dem i relation till varandra.
Själv har David Stiernholm valt att lägga in sina att-göra-listor i en applikation där det går att skapa etiketter och sortera uppgifter på olika sätt. På så sätt kan han enkelt se vilka uppgifter som är viktiga, bråttom eller både och.
Han är också noga med att dela in större projekt och satsningar i mindre uppgifter. Det minskar risken att de känns så stora och tunga att de inte blir påbörjade.
– Alla uppgifter ska ta kortare tid än en arbetsdag att utföra. För då hinner man bocka av flera på en dag, och det känns så skönt!
För den som känner att viktiga delar av arbetet har en tendens att bli undanträngda av det ständiga inflödet kan ett knep vara att tänka ut egna konkreta uppgifter att lägga till att-göra-listan.
– Säg att jag under året har som mål att höja utvärderingen av mig själv som ledare från 87 till 89 procent i medarbetarenkäten, och att jag vet att medarbetarna har uttryckt att de inte tycker att de ser röken av mig. Då kanske jag varje morgon ska vika en halvtimme åt att slå en lov i kontorslandskapet för att småsnacka. Det är något man kan sätta upp som en återkommande att-göra-uppgift.
David Stiernholm är medveten om att en del tycker att det verkar begränsat och tråkigt att jobba strukturerat. Själv tycker han tvärtom.
– Jag skulle snarare säga att det gör det lättare att få mer av det som är viktigt, genom att man kan strukturera bort det som är krångligt och jobbigt i vardagen. Jag vill ju använda min hjärnkapacitet till det som är stimulerande, och det som jag är bäst på.
Delar av den här artikeln publicerades första gången i januari 2016.
Fatima Grönblad
Mer om Arbetstid
-
Struktur viktigt när arbetet blir mer flexibelt
Digitalisering • Flexibelt arbete är här för att stanna, men utan tydliga riktlinjer och smart planering kan det lätt bli en stressfälla. En ny studie från Högskolan i Gävle visar hur arbetsgivare och medarbetare kan införa rutiner som gör att det fungerar bättre.
-
Planera smartare i höst
Arbetstid • Hösten är ett perfekt tillfälle för att skapa bättre vanor. Effektivitetsexperten Petra Brask tipsar om hur man kan planera smartare och få tid och ork över till annat än jobb.
-
Det säger forskningen om arbetstidsförkortning
Arbetstid • Kortare arbetsvecka med bibehållen lön är drömmen för många. Och forskning inom området visar att den upplevda hälsan förbättras vid arbetstidsförkortning. Däremot påverkas inte den faktiska hälsan eller sjuktalen till det bättre.
Prenumerera på nyhetsbrevet
Ja tack, jag vill få nyheter, inspiration och tips till min mejl varje vecka – helt utan kostnad.
Papperstidning
Få tidningen till din brevlåda fyra gånger per år – helt utan kostnad. Du får fördjupande reportage, tipsinriktade artiklar och kan inspireras av hur andra jobbar med arbetsmiljö.
PrenumereraSenaste om Tips och råd
-
Så slutar du ta jobbet så personligt
Må bra • Ligger du vaken och grubblar över något som hände på mötet eller läser du ofta in en kritisk underton i kommunikationen med kollegor? Att ta jobbet för personligt är vanligt, men det går att bryta mönstret.
-
Därför vinner du på att sluta göra saker
Arbetsmiljöarbete • Det är lätt att hitta nya lösningar för att utveckla verksamheten. Men vi tänker sällan på att rensa bort sådant som inte längre ger värde. Metoden ”antipilot” kan hjälpa till att frigöra resurser.
-
Experten tipsar: så upphandlar ni städtjänster
Arbetsmiljöarbete • Att hitta rätt städfirma handlar om mer än bara att hålla kontoret rent. Att tänka på arbetsmiljö, hållbarhet och specifika behov kan göra skillnad för både trivsel och effektivitet.