
Bild: Unsplash
Så blir du en bättre kollega på nätet
Publicerat 19 november 2020
Blev du ledsen av kollegans mejl eller är du orolig att bli missförstådd i jobb-chatten? När man inte träffas fysiskt är det lätt att missförstånd uppstår. Det vill kommunikationsexperten Nicolas Jacquemot råda bot på med en ny bok om digitalt vett och etikett.
– Egentligen är de sociala reglerna ungefär desamma i sociala medier – problemet är att vi beter oss som om reglerna var annorlunda. Exempelvis skriver många sådant de inte skulle säga ansikte mot ansikte, eller uttrycker sig alltför korthugget och otydligt i mejl och meddelanden, säger Nicolas Jacquemot som är aktuell med boken "Vässa din sociala kompetens".
Att vi uppträder på olika sätt i mejl, på videomöten och i chattar beror enligt Nicolas Jacquemot på flera saker. I mejl är vi exempelvis ofta mer formella och avhandlar saker som vi vill ha dokumenterade. Chattar däremot är ganska informella.
– En fördel med chattar är att vi kan ta upp småsaker utan att meddelandena tar en massa plats i inboxen. I videomöten kommunicerar vi med rösten och kroppsspråket parallellt med det vi visar på skärmen och skriver i chattfunktioner.
Det finns inget entydigt svar på frågan om emojis i jobbsammanhang är en överträdelse i den digitala vett och etikett-boken. Det beror helt på sammanhanget, anser Nicolas Jacquemot.
– Fördelen med emojis är att de adderar ett extra element till kommunikationen. Du kan visa att du är fundersam, glad, lättad eller förvånad. Nackdelen är att de kan missuppfattas. Vad betyder det till exempel om en kund eller chefen skickar en hjärtemoji? Att personen uppskattar din insats, eller att hen flirtar? Jag tycker att man bör använda emojis med måtta. Jag använder dem mest med personer jag känner väl.
Det finns saker att undvika i jobbmejl om man vill ge ett professionellt intryck. Viktigast är att vara tydlig, framhåller Nicolas Jacquemot.
– Dubbelkolla att ditt ärende framgår i ämnesraden och innehållet, och att det är tydligt vad du förväntar dig av mottagaren, liksom när du förväntar dig ett svar. Annars är irrelevanta mejl en vanlig källa till irritation. Undvik därför att inkludera alltför många i dina mejlkonversationer om det inte är nödvändigt, liksom att "svara alla". Dessutom bör man använda det standarstypsnitt och mejlsignatur som organisationen föreskriver. Egna kreativa lösningar ger ofta ett oprofessionellt intryck.
Chefer i sin tur bör tänka på att anställda ska känna sig inkluderade vid distansjobb, liksom att säkerställa att nya medarbetare kommer in i gänget.
– Mycket har med social kompetens att göra. Gör några alltid en massa annat under viktiga möten? Är vissa inte inbjudna till digitala luncher och after-works? Har en del svårt att ta plats i videomöten? Dessa utmaningar har alltid funnits, men digitalt kräver de att chefer är uppmärksamma på ett annat sätt och kan fånga upp signaler i tid, säger Nicolas Jacquemot.
Han påpekar att arbetsgivare bör tänka på sin digitala framtoning och hur de presenterar sig på nätet.
– Idag skapar vi oss ett första intryck av en framtida arbetsplats genom att googla. Därför är det viktigt för organisationen att tänka på vilken bild man förmedlar.
För de som använder sociala medier som ett redskap i jobbet och för karriären är ett gott tips, enligt Nicolas Jacquemot, att nätverka, lajka och kommentera andras inlägg.
– Bidra med ditt kunnande och ge tips och hjälp andra. Tänk också på att ha en positiv attityd, det du skriver offentligt tenderar att finnas kvar länge. Se över din närvaro på karriärsplattformar som Linkedin. Din presentation på nätet fungerar som ett digitalt visitkort.
Vässa din sociala kompetens på nätet
- Använd bara emojis i meddelanden till personer du känner väl.
- Mejl ska ha en tydlig ämnesrad och det ska framgå vad du förväntar dig av mottagaren samt när du behöver svar.
- Inkludera inte onödigt många i dina mejlkonversationer och svara inte alla om det inte behövs.
- Använd inte hemmasnickrade mejlsignaturer
- De som använder sociala medier i jobbet bör vara generös och gilla och sprida andras inlägg.

Henrik Lenngren
Mer om Arbetsmiljöarbete
-
Unga kvinnor mest utsatta på jobbet
Arbetsmiljöarbete • Var fjärde ung kvinna har det senaste året utsatts för hot eller våld på jobbet. De löper också större risk än andra grupper att drabbas av kränkande särbehandling och sexuella trakasserier. Det visar en ny rapport från Arbetsmiljöverket.
-
Kontoret ena dagen – grönsakslandet nästa
Hybridkontor • Därför mår vi bra av att odla. I Frankrike har en ny sorts hybridjobb vuxit fram där tjänstemän kombinerar kontorsarbete med odling några dagar i månaden. Så vad är det egentligen som gör att många upplever odling som läkande och finns det lärdomar att ta med sig in på kontoret?
-
Konsten att få arbetsmiljöarbetet att bli en del av vardagen
Arbetsmiljöarbete • Systematiskt arbetsmiljöarbete riskerar ofta att bli en pappersprodukt snarare än en levande process. Så hur får man det att hålla över tid? Arbetsmiljöutbildaren Mikael Rehnberg delar med sig av sina bästa råd – och pekar ut de vanligaste misstagen.
Prenumerera på nyhetsbrevet
Ja tack, jag vill få nyheter, inspiration och tips till min mejl varje vecka – helt utan kostnad.
Papperstidning
Få tidningen till din brevlåda fyra gånger per år – helt utan kostnad. Du får fördjupande reportage, tipsinriktade artiklar och kan inspireras av hur andra jobbar med arbetsmiljö.
PrenumereraSenaste om Tips och råd
-
Framgångsrik metod för att motverka kränkningar
Mobbning • Aktiv åskådare är en metod och utbildning för att våga ingripa vid kränkningar och sexuella trakasserier. Forskning visar att det ger positiva effekter om man låter omgivningen öva på att reagera och agera på oacceptabla beteenden.
-
Fem sätt att behålla fokus i en värld full av distraktioner
Stress • Avbrott i arbetet skapar stress och dränerar oss på energi. Hur kan vi minimera distraktioner och hålla oss till den uppgift vi ska lösa för dagen? Här kommer fem enkla tekniker för bättre fokus.
-
Så kan arbetsplatsen underlätta för dyslektiker
Kompetens • Det behövs en mer inkluderande arbetsmiljö för dyslektiker i Sverige. Det anser författaren och föreläsaren Susanna Cederquist, som i sitt arbete också vill uppmärksamma dyslektikers styrkor.