Så lyckas ni med medarbetarsamtalet

Medarbetarsamtalet är ett viktigt verktyg för medarbetare och chef att föra en dialog om den nuvarande arbetssituationen och styra den i önskad riktning. Men att vara öppen med sin chef om hur man mår och våga utmana med kritik är inte alltid så lätt. Det säger Lina Nyroos, docent i svenska vid Södertörns högskola. Hon forskar om samtal och social interaktion och intresserar sig särskilt för hur normer konstrueras och rekonstrueras i samtal.

– Vi människor formar en gemenskap genom våra samtal, vilket är det som skapar och präglar en arbetsplatskultur. Många har bilden av att medarbetarsamtalet är en fristående kontext, men det samtalet är präglat av alla andra samtal som förts på arbetsplatsen tidigare under året. Det är inte så troligt att en medarbetare plötsligt öppnar upp om sina problem och sitt mående om inte detta redan är en accepterad del av kulturen på arbetsplatsen, säger hon. 

Innehåller ett maktperspektiv

Lina Nyroos tycker att medarbetarsamtal är särskilt intressanta eftersom de också innehåller ett maktperspektiv. Samtalsparterna, chefen och medarbetaren, har olika positioner och uppdrag.

– Vi människor är extremt känsliga för sådant. Vi pejlar snabbt in vad någon annan kan eller vet. Många chefer upplever att de är "kompisar" med sina medarbetare men i ett medarbetarsamtal behöver chefen vara medveten om att man faktiskt har en viss makt över sina anställda och att detta kan påverka samtalet, säger hon.

Var tydlig med målet för samtalet

Så vad ska man göra för att få ut mest av medarbetarsamtalet? Att ha gemensamma förväntningar är ett bra första steg.

– Det behöver vara tydligt vad målet med medarbetarsamtalet är. Som medarbetare är det också bra om man förbereder sig på vad man vill ta upp – och skriva ner det, annars är det lätt att man glömmer, säger Lina Nyroos.

För att öka chanserna att nå resultat i samtalet är det också bra om medarbetaren försöker se frågorna utifrån chefens perspektiv och gärna komma med egna, konkreta förslag på lösningar. Annars blir det lätt fokus på problem eller en "önskelista" med saker som någon annan ska lösa. Att ha en löpande dialog även resten av året om de frågor som man diskuterar under medarbetarsamtalen ökar också chanserna att medarbetarna vågar öppna upp och berätta om sin situation. Det kan också vara bra att fundera över formen för samtalet, tycker Lina Nyroos.

– Kanske ska man komplettera det individuella samtalet med ett gruppsamtal där man kan diskutera frågor kring arbetsmiljön. Det kan kännas enklare att föra fram kritik och förbättringsförslag som grupp, i stället för i ett enskilt samtal med chefen, säger hon.
Var samtalet tar plats kan också spela roll. Lina Nyroos rekommenderar att man väljer en annan plats än chefens kontor.

– Då blir man lätt en "gäst" i chefens maktsfär. Det kan vara bättre att välja en neutral plats. Eller varför inte ta samtalet under en promenad, säger hon.

Skilj på medarbetarsamtal och lönesamtal

Att medarbetarsamtalen ofta sammanfaller i tid med lönesamtalen kan vara problematiskt.

– Jag tror att det ofta finns i båda chefens och medarbetarens medvetande och det kan bli en krock. Om möjligt är det bättre att hålla dem mer åtskilda, säger Lina Nyroos.

Hon tror att medarbetarsamtalet kommer få en ännu viktigare roll framöver.

– Efter pandemin, när många av oss jobbat hemifrån, förstår vi ännu mer hur viktiga de här sociala mötena är. Jag tror att medarbetarsamtalen framöver ännu mer kommer att ses som ett viktigt tillfälle för chefen och medarbetare att mötas och bygga på sin relation, säger hon.