Expertens tips: Så skapar du bra workshops

Vi tillbringar allt mer tid i möten. En genomsnittlig chef sitter exempelvis i möten 50–70 procent av sin arbetstid. Möten kan vara ett effektivt sätt att nå insikter, ta fram handlingsplaner och fatta beslut men riskerar också att bli en onödig och mycket kostsam tidstjuv.

– Att samla många personer till ett möte är bland det dyraste vi har i arbetslivet. Samlar vi tio personer som kostar 1500 kronor i timmen, inklusive arbetsgivaravgiften, så är vi uppe i en kostnad på 15 000 kronor för en timmes möte. Att ta tillvara på den tiden är viktigt, säger Erik Mattsson, mötesexpert på utbildningsföretaget Ordrum.

Workshop passar inte för ren information

Att tänka igenom varför man kallar till ett möte är a och o, konstaterar Erik Mattsson. Och det gäller inte minst om man ska hålla en workshop. Är syftet att alla mötesdeltagarna tillsammans ska arbeta fram ett resultat – som en ny policy, nya arbetssätt eller skapa en gemensam produkt – då kan en workshop vara ett bra verktyg. Men om du bara ska informera – akta dig för att kalla det för workshop.

Bild: Ola Kjelbye

– Det är viktigt att inte lura dit folk på fel premisser. Det är tyvärr inte helt ovanligt att mötesledaren står längst fram och visar powerpointbilder och så sitter resten av deltagarna passiva och undrar sedan varför de alls var där, säger Erik Mattsson.

Nyckeln till att skapa en bra workshop börjar redan i förberedelsearbetet. Tänk igenom syfte och mål med workshopen och tydliggör dessa i inbjudan till deltagarna. Det är också viktigt att deltagaren förstår att det kommer att krävas något av dem under workshopen och det är bra att formulera detta i inbjudan, inklusive hur de kan förbereda sig.

– Det kan handla om att man ska läsa ett dokument före workshopen, ta reda på svaret på en fråga, göra en omvärldsspaning. Specificera gärna – och skicka med förberedelsematerial. Ju mer förberedda deltagarna är desto längre kommer ni på workshopen, säger Erik Mattsson.

Fundera också över mötesformen. Ska ni ha ett digitalt möte, ett hybridmöte eller ett fysiskt möte? Hybridmöte tar längst tid att förbereda, betonar Erik Mattson, eftersom man då får förbereda både ett fysiskt och ett digitalt möte. Att planera in pauser i workshopen är också viktigt för att hålla energin uppe. För digitala möten rekommenderar Erik Mattson att aldrig jobba längre än 45 minuters pass och träffas man fysiskt, aldrig längre än en timmes pass.

Dokumentera bara resultaten

Att dokumentera resultaten från en workshop är en konst i sig. Ett vanligt misstag är att försöka dokumentera allt som sägs, vilket både är tidskrävande och blir svårt att överblicka. Försök i stället att redan under mötet definiera vilka eller vilket resultat som är viktigt att ta vidare.

– Använder ni post it-lappar, fysiskt eller digitalt, låt deltagarna sortera och klustra ihop dem – det är det här vi ska jobba vidare med, resten behöver vi inte dokumentera.

Efter workshopen är det viktigt att deltagarna blir informerade om hur resultaten kommer till nytta i verksamheten.

Viktigt att omhänderta deltagarnas input

– Om medarbetarna känner att deras input inte blir omhändertagen så dödar du kreativiteten inför nästa workshop. Att visa effekterna av deras input är också ett bra sätt att marknadsföra nästa workshopstillfälle. Det sprider känslan av att ni skapar saker tillsammans.

Erik Mattsson konstaterar slutligen att mötesledaren har en avgörande roll för att skapa en bra workshop – från förberedelser, planering och uppföljning till konsten att få alla att bidra under mötet.

– Man kan behöva bromsa de som pratar väldigt mycket och bjuda in de som inte pratar så mycket. Det finns många metoder för att få i gång kreativiteten och samtalet men många slängs in i detta utan att få träning. På samma sätt som man behöver träna sig på presentationsteknik behöver man träna sig i mötesledning.