Rusta medarbetarna
Mängden hat och hot kan en redaktion inte påverka. Men genom att jobba systematiskt går det att rusta medarbetare och organisation så att arbetsmiljön ändå blir säker och trygg. Här kan du läsa mer om hur ni kan arbeta förebyggande med hat och hot och hur stressorer och stabilisatorer kan identifieras. I filmen berättar Sara Milstead, skyddsombud på Aftonbladet, Crister Ohlsson, säkerhetschef Bonnier News och Torbjörn Christiernsson, vd på säkerhetsföretaget Actsec, om sina erfarenheter av att skapa effektivt skydd mot hat och hot.
Förebyggande arbete
Att förebygga hat och hot är en del av redaktionens systematiska arbetsmiljöarbete. I det arbetet ingår att aktivt leta efter, bedöma och hantera risker i arbetsmiljön – risker som kan påverka medarbetares hälsa. Hat- och hot-incidenter på en redaktion är sådana tydliga risker. I det systematiska arbetsmiljöarbetet ska akuta risker åtgärdas direkt. Risker som inte är akuta ska beskrivas och prioriteras i en handlingsplan som visar hur riskerna ska hanteras och av vem, liksom när och hur åtgärder ska följas upp. Uppföljningen ska vara en naturlig del av arbetet och ge svar på om det som gjordes hade avsedd effekt och om inte – vad som behöver göras istället.
Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ingå som en naturlig del av den dagliga verksamheten. Alla arbetsplatser ska även ha en arbetsmiljöpolicy, en vision som beskriver viktiga mål och innehåll för arbetsmiljöarbetet på just den här arbetsplatsen. Det ska också finnas rutiner för hur arbetsmiljöarbetet ska gå till. Om arbetsplatsen har fler än 10 anställda ska policy och rutiner skrivas ned.
Roller i det systematiska arbetsmiljöarbetet
För att arbetsmiljön ska bli så bra som möjligt behöver alla på redaktionen bidra. Därför är begreppet samverkan så centralt i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det handlar om att jobba med arbetsmiljön tillsammans; arbetsgivare, medarbetare och skyddsombud. Aktörerna har sinsemellan olika roller och ansvar:
Arbetsgivaren och arbetsgivarens representanter har alltid huvudansvaret för arbetsmiljön.
Medarbetarna har ansvar för att aktivt medverka i arbetsmiljöarbetet, både genom att rapportera fel och brister och komma med förslag till förbättringar. Alla medarbetare är skyldiga att följa regler, policyer och arbetsrutiner.
Skyddsombudet på arbetsplatsen företräder sina arbetskamrater i frågor som rör arbetsmiljön och har rätt att vara med när förändringar planeras i verksamheten och att ta del av handlingar som rör arbetsmiljön. Finns det flera skyddsombud utses ett till huvudskyddsombud.
Skyddskommitté är ett forum för samverkan med representanter för företagsledning och skyddsombud/huvudskyddsombud och ska finnas på arbetsplatser med minst 50 anställda.
Även arbetsplatsens HR-funktion liksom eventuell företagshälsa kan ha en viktig roll i arbetet att säkra att det finns beredskap för att hantera hat och hot på redaktionen.
Läs mer om systematiskt arbetsmiljöarbete
Rutiner
För att hat och hot ska kunna förebyggas och hanteras på redaktionen måste alla veta hur de ska agera om en situation med hat eller hot uppstår. Det behöver därför finnas rutiner för hur den här typen av situationer ska hanteras. Rutinerna måste vara kända av alla på redaktionen. En rutin kan till exempel vara att inte skicka någon på uppdrag till hotfulla områden utan att ha gått igenom arbetsplatsens säkerhetsrutiner för arbete i riskfylld miljö. En annan rutin kan vara uppföljningssamtal mellan chef och den medarbetare som varit på ett riskfyllt uppdrag.
Att regelbundet utbilda medarbetare i rutinerna ger inte bara kunskap och samsyn i form av "så här gör vi om något händer" – det ger även en mental förberedelse som bidrar till en känsla av trygghet och kontroll. Det är bra om utbildningarna också ger kunskaper om stress- och konflikthantering i psykiskt hotfulla situationer.
Riskbedömning och mental förberedelse
Att vara mentalt förberedd på till exempel hatfulla reaktioner kan mildra den negativa effekten. Ska en artikel publiceras och reportern anar att ämnet är laddat och kan leda till hat och hot, samla chef och kollegor och bedöm risken med publiceringen. Fundera kring eventuella reaktioner och ta ställning till när det till exempel är lämpligast att publicera och hur kommentarer på artikeln ska hanteras. Kanske är detta redan en del av era rutiner – om inte, gå igenom rutinerna för att förebygga och hantera liknande situationer igen. Tänk även igenom egna reaktioner, och ta del av de vanliga reaktionerna på hat och hot som beskrivs i Så påverkas den som utsätts. Ju mer kunskaper om generella reaktioner och ju mer insikt i egna reaktionsmönster, liksom strategier för att hantera reaktioner, desto bättre kommer eventuella reaktioner kunna förebyggas.
Inför riskfyllda uppdrag utanför redaktionen är det viktigt att inte bara vara mentalt förberedd, utan även att praktiskt kunna hantera hotfulla eller våldsamma personer. Att även vara förberedd fysiskt ger en känsla av kontroll. Kunskap om akuta stressreaktioner och hur man själv kan hantera dem är ytterligare ett sätt att ta kontroll över situationen och påverka den till sin fördel.
Inventera stabilisatorer och stressorer
Under området Så påverkas den som utsätts kan du läsa om olika typer av stressorer.
En stressor kan till exempel vara för hög arbetsbelastning på jobbet, en konflikt med en partner, sjukdom eller höga prestationskrav. Att utsättas för hat och hot är ytterligare ett exempel.
I vissa fall kan till synes små saker leda till starka reaktioner. Det beror ofta på att det finns andra, parallella stressorer.
Ibland kan det vara bra att göra en inventering av en persons alla parallella stressorer för att få en helhetsbild av belastningen. En mild stressor kan vara lätthanterlig, men tre milda parallella stressorer kan kräva andra resurser för att inte drabbas av stressrelaterad ohälsa. Det är viktigt att även identifiera så kallade stabilisatorer, som kan öka motståndskraften mot stress och mildra reaktioner. Stabilisatorer kan till exempel vara träning, avslappning och ett socialt skyddsnät. Organisatoriska stabilisatorer kan till exempel vara en balanserad arbetsbelastning, delaktighet, friskvård och ett stöttande ledarskap.
Inventera stabilisatorer och stressorer
Inspireras av bilden för att göra en inventering av både stressorer och stabilisatorer. Stabilisatorer är det som kan öka motståndskraften mot stress och mildra reaktioner. Exempel på stabilisatorer kan vara träning, avslappning och socialt skyddsnät. Organisatoriska stabilisatorer kan vara till exempel en balanserad arbetsbelastning, delaktighet, friskvård och stöttande ledarskap.
En stressor kan till exempel vara för hög arbetsbelastning på jobbet, en konflikt med en partner, sjukdom eller höga prestationskrav. Att utsättas för hat och hot är ytterligare ett exempel.
Analysen kan göras individuellt eller i dialog med en medarbetare. Första gången man gör analysen kan man med fördel göra den tillsammans under ett möte. Låt var och en fundera själv några minuter och göra sin egen analys. Identifiera såväl stressorer som stabilisatorer. Diskutera i gruppen och lär av varandra. Avsluta med att prioritera ett par organisatoriska stabilisatorer som ni vill ska finnas på redaktionen.
Hantera tillbud och incidenter
En viktig del i det systematiska arbetsmiljöarbetet är att rapportera tillbud – det vill säga att skriva ned händelser eller situationer som kunde lett till att någon skadade sig eller blev sjuk. Tillbud visar var det finns arbetsmiljörisker i arbetet.
Det kan handla om situationer som gick bra ändå, men som kunde ha fått stora konsekvenser för medarbetare. Som att en hotfull person nästan tog sig in på redaktionen, samtidigt som en larmknapp slutade fungera. Eller ett mejlhot som lästes för sent.
Genom att analysera och jobba bra med tillbud kan det förebyggande arbetsmiljö- och säkerhetsarbetet på redaktionen bli ännu bättre anpassat efter verkliga händelser - som hat och hot - i arbetsmiljön.
De rutiner som redaktionen har för det systematiska arbetsmiljöarbetet ska beskriva hur tillbud ska rapporteras och uppmärksammas. Alla tillbud ska rapporteras till arbetsgivaren. Allvarliga tillbud, det vill säga händelser som inneburit ’allvarlig fara för liv eller hälsa’, ska arbetsgivaren rapportera till Arbetsmiljöverket.
En tillbudsrapport ska ha information om till exempel:
- vad som har hänt
- tid och plats för händelsen
- om händelsen inträffat i någon särskild situation.
Det är arbetsgivaren som är ansvarig för arbetsmiljöarbetet och i förlängningen för hur tillbuden tas om hand och utreds. Men för att arbetsmiljöarbetet ska bli så bra som möjligt behöver alla samverka. Därför är det bra om medarbetarna tillsammans kommer överens om rutinerna för hur tillbud ska uppmärksammas, rapporteras, utredas och i förlängningen förebyggas.
Hjälpdokument tillbudsrapportering
Tillbud- och avvikelserapport (word)
Utredning av arbetsskada och allvarligt tillbud (word)
IA-systemet och MEDIA
IA är en förkortning för Informationssystem om Arbetsmiljö, en kostnadsfri tjänst som Afa Försäkring har tagit fram. Varje bransch har ett eget delsystem och för medieföretag heter systemet MEDIA.
MEDIA är ett webbaserat stödsystem för det systematiska arbetsmiljöarbetet. I MEDIA kan varje organisation rapportera, följa upp och skriva in åtgärder för händelser, även tillbud. Systemet är kopplat till Arbetsmiljöverket och Försäkringskassan, vilket gör det enkelt att göra anmälningar dit.
Systemet gör också att medieföretag kan dela information med och lära av varandra. Genom MEDIA går det att få statistik, för branschen, hela företaget och enskilda redaktioner. Systemet stödjer även det förebyggande arbetet genom att det innehåller digitala checklistor för exempelvis skyddsronder och riskanalyser.
Internt stöd
Det är viktigt att kunna erbjuda stöd till utsatta medarbetare. I rutinerna för arbetsmiljöarbetet som rör hat och hot bör det vara tydligt för alla vilket stöd som går att få internt på redaktionen, så att alla vet vem de ska vända sig till om de utsätts. Stöd kan till exempel ges av kollegor, närmaste chef, HR, säkerhetschef, skyddsombud och fackliga företrädare. Under När det väl händer kan du läsa mer om Stödtrappan, en modell som beskriver hur olika typer av stressreaktioner kan hanteras, hur kollegor på redaktionen kan hjälpa varandra och när externt stöd kan behövas.
Externt stöd
Det är bra att snabbt kunna ta in externt stöd om det interna stödet på arbetsplatsen inte räcker till. Därför är det bra att skapa ett nätverk med olika kompetenser, till exempel en företagshälsa eller psykologer och terapeuter med erfarenhet av att arbeta med utsatta personer. Dessa kan ofta hjälpa till både förebyggande, med att till exempel utbilda, och i akuta situationer med att ge till exempel krishjälp. På liknande sätt kan ett säkerhetsföretag hjälpa till både med förebyggande riskbedömningar och med stöd på plats i hotfulla miljöer. Polisen brukar kunna hjälpa till med en kontaktperson på brottsoffer- och personsäkerhetsgruppen att ha direktkontakt med för att få hjälp med riskbedömningar.
Tips till dig som chef
1. Bygg goda relationer
Att ofta ha samtal chef och medarbetare emellan är ett bra sätt för att skapa en god relation. Samtalen behöver inte vara långa, det är ofta bättre med täta korta samtal än med långa samtal som hålls sällan. Genom att avsätta tid, vara öppen och lyhörd kan chefen och medarbetaren gemensamt fånga upp tidiga signaler och risker, och tillsammans både förebygga och hantera frågor om hat och hot.
2. Prata om det
Ta inte bara upp hat och hot när något väldigt allvarligt har hänt. Ge medarbetarna möjlighet att prata om både hat och hot, regelbundet på veckomötet eller i samtal. En öppen dialog är avlastande och erfarenhetsutbytet kollegor emellan är ofta stärkande. Var tydlig med att redaktionen inte accepterar hat eller hot mot medarbetare och att stöd finns för den som har behov.
3. Ha tydliga rutiner
Med tydliga och enkla rutiner blir det lättare att som chef stötta en medarbetare när något inträffat. Visa att organisationen inte accepterar hat och hot genom att ha rutiner för att systematiskt arbeta med problematiken. Genom en ständig pågående process av att undersöka, riskbedöma, åtgärda och följa upp - både hat- och hotsituationer och tillbud - skapas trygghet.
4. Ta hjälp utifrån
Chefen behöver kunna avgöra när det är dags att ta extern hjälp, eftersom en medarbetare i kris oftast inte själv kan avgöra det. En person som utsatts för en allvarlig hat- eller hotsituation kan behöva prata med en stödperson.
I dessa fall kan chefen behöva vara kontakten mellan medarbetaren och den externa aktören. Se till att ha en bra intern organisation och ett externt nätverk att koppla in vid behov.
Polisen kan behöva kopplas in för att göra en fördjupad hotbildsbedömning.
5. Var tillgänglig
Att chefen är tillgänglig är viktigt för medarbetarna. Det betyder inte att chefen behöver vara tillgänglig som stöd vid alla tider på dygnet. Är situationen inte akut går det att boka tid för samtal nästa dag eller så snart det är möjligt.
6. Följ upp situationen
Bestäm tider för uppföljning. Även om inget har hänt sedan ni pratades vid senast, är det bra för den som utsatts att få information om vad som händer. Om någon har blivit allvarligt hotad kan de behöva få information om hur polisen och redaktionen jobbar vidare. Brist på information kan skapa osäkerhet och spekulationer. Direkt efter att något hänt kan den som utsatts behöva dagliga kontakter, som kan glesas ut vart efter tiden går. Det är bra att vid varje uppföljning gemensamt komma överens om tid för nästa tillfälle. Detta skapar också trygghet.
Föreskrifter att ha koll på
Viktiga föreskrifter i arbetet med att förebygga och hantera hat och hot på redaktionen är:
- Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM)
- Organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA)
- Våld och hot i arbetsmiljön
- Första hjälpen och krisstöd
- Ensamarbete
- Arbetsanpassning och rehabilitering