10. Personell resursförstärkning

I samband med kriser i samhället kan det ställas stora krav på vårdorganisationerna i Sverige. Ett exempel på detta är pandemin som drabbade Sverige som hårdast under 2020 och 2021, men det kan också handla om andra kriser.

När en kris uppstår kan regionerna be den privata vården att bidra med personell resursförstärkning. Snabba beslut kan behöva tas och kravet på att åtgärder ska vidtas är ofta stora samtidigt som arbetsmiljön för deltagande arbetstagare ska vara god. Arbetsmiljöfrågorna måste hanteras så att arbetstagarna får de bästa förutsättningarna att jobba säkert i en bra arbetsmiljö även på den tillfälliga arbetsplatsen. Vid en kris är därför mycket vunnet om arbetsgivaren tagit fram en plan för hur arbetsplatsen ska agera och hur arbetstagarna ska involveras redan innan kraven ställs från mottagande organisation. Detta material belyser just arbetsmiljöaspekterna. Enskilda anställningsvillkor eller villkor kring arbetsskyldighet tas inte upp.

Förberedelser

Skyddsombuden bör involveras tidigt och en risk- och konsekvensanalys behöver upprättas tillsammans med dem. Finns inget skyddsombud på arbetsplatsen bör en dialog föras exempelvis på en arbetsplatsträff med medarbetarna om vad de ser för risker och konsekvenser vid en eventuell resursförstärkning. Samtliga medarbetare bör involveras och informeras om den plan som finns och hur processen fungerar, oavsett om lokalt skyddsombud finns eller ej. De kommer då känna till under vilka förutsättningar resursförstärkningen kan komma att ske, vilka villkor som gäller och hur lång tid det kan röra sig om.

Arbetsgivaren, tillsammans med lokalt förtroendevalda och skyddsombud, bör också från början ha förberett hur urvalet av de arbetstagare som ska resursförstärka vården inom regionen eller annan vårdgivare görs. Ur ett arbetsmiljö- och hälsoperspektiv bör så långt som möjligt frivillighet prioriteras i urvalet. Då mental förberedelse är viktig när det gäller krisåtgärder så ska även denna process vara väl kommunicerad med all personal.

Gemensamt arbetsmiljöansvar

Vid resursförstärkning är arbetsmiljöansvaret gemensamt. Det delas mellan den ordinarie arbetsplatsen och den mottagande arbetsplatsen. Det ansvaret kan inte förhandlas bort av någon part. Det gemensamma arbetsmiljöansvaret bygger på samverkan och samarbete mellan arbetsplatserna.

Den ordinarie arbetsplatsen ansvarar till exempel för att

• säkerställa att den mottagande arbetsplatsen har genomfört en riskbedömning för arbetsplatsen som sådan och genomför en kompletterande riskbedömning för vad resursförstärkningen innebär
• riskbedöma hur resursförstärkningen av personal påverkar den ordinarie arbetsplatsen och dess personal
• säkerställa att den resursförstärkande personalen har rätt kompetens
• säkerställa att den mottagande arbetsplatsen håller en god introduktion
• säkerställa att arbetstagarna har det bra under perioden och ha regelbunden kontakt och följa upp arbetet så att arbetsförhållandena ur arbetsmiljöhänseende är vad som kommits överens om mellan parterna
• säkerställa att mottagande arbetsplats signalerar vid ohälsa och sjukfrånvaro
• anmäla allvarliga olyckor, allvarliga tillbud och arbetsskador till Arbetsmiljöverket och Försäkringskassan. Det är därför bra om en överenskommelse finns med mottagande arbetsgivare att de omgående, inom 24 timmar, ska meddela ordinarie arbetsgivare om en allvarlig händelse sker på arbetsplatsen där medarbetaren vistas.

Den mottagandet arbetsgivaren är arbetsledare och ska se till att det dagliga arbetet utförs på ett säkert sätt och i en god arbetsmiljö. Den mottagande arbetsplatsen ansvarar exempelvis för att

• göra en riskbedömning av verksamheten och göra en kompletterande riskbedömning för vad resursförstärkningen innebär
• ge de nya medarbetarna en bra introduktion till arbetsplatsen
• informera arbetstagarna om vem man ska vända sig till om man har frågor om arbetsmiljön, eller upptäcker några risker som kan leda till sjukdom eller skador
• se till att resursförstärkande medarbetare har möjlighet att delta i olika samverkans- och personalmöten som rör det egna arbetet hos mottagande arbetsplats
• ha en löpande dialog om arbetet och arbetsmiljön
• anmäla allvarliga olyckor, allvarliga tillbud och arbetsskador till Arbetsmiljöverket och Försäkringskassan samt utan dröjsmål informera ordinarie arbetsgivare om allvarliga olyckor, allvarliga tillbud och arbetsskador.

Ordinarie och mottagande arbetsgivare bör ha en regelbunden dialog och ett samarbete om arbetsmiljön gällande personalen. Både den ordinarie arbetsplatsen och den mottagande bör ha medarbetarsamtal med resursförstärkande medarbetare.

Arbetet med arbetsmiljön ska ske genom det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) och det ska göras löpande uppföljningar om hur det fungerar med resursförstärkande medarbetare.

Riskbedömningar

Innan resursförstärkning kan ske, ska den ordinarie arbetsplatsen ha säkerställt att mottagande arbetsplats har gjort en riskbedömning av verksamheten i allmänhet och för den omständighet att man nu resursförstärker med nya medarbetare från annan organisation i synnerhet. Den mottagande arbetsplatsen ansvarar i sin tur för att göra själva riskbedömningen. Arbetsplatserna ska också ha en gemensam diskussion om det finns tillkommande risker i det enskilda fallet eller för gruppen arbetstagare gemensamt som kan behöva åtgärdas eller beaktas.

Riskbedömningarna ska omfatta de arbetstagare som deltar i förstärkningen men också de som blir kvar på ordinarie arbetsplats. Riskbedömningar ska alltså göras av både den arbetsplats som förstärker och av den mottagande arbetsplatsen.

Introduktion

De resursförstärkande medarbetarna ska få en introduktion till den mottagande arbetsplatsen. Detta gäller även dem som endast arbetar under en kortare tid. Det är den ordinarie arbetsgivaren som i en överenskommelse med mottagande arbetsplats ska säkerställa att en introduktion genomförs. Introduktionen ska ta upp arbetsuppgifter och risker som kan uppstå i arbetet samt hur eventuell skyddsutrustning ska användas.

I introduktionen ska arbetstagaren även informeras om den mottagande organisationens riktlinjer och rutiner de förväntas agera efter. De ska också ges en kontaktperson som de kan vända sig till om de har frågor och om vem som är skyddsombud på arbetsplatsen.

Den ordinarie arbetsplatsen bör göra överenskommelsen mellan arbetsgivarparterna känd för medarbetaren, inklusive dess villkor. Medarbetaren behöver också informeras om att omgående återkomma till sin ordinarie chef om arbetet på något sätt sedan avviker från uppdraget som avtalats, exempelvis vad som ska göras och hur det ska göras. Det ligger på ordinarie chef att följa upp detta, även om ingen signal kommer från medarbetaren.

Konsekvenser för ordinarie arbetsplats

När arbetstagare förstärker en annan arbetsplats kan även arbetsmiljön på den ordinarie arbetsplatsen påverkas. Arbetsgivare, chefer, lokalt förtroendevalda och skyddsombud bör tidigt analysera detta perspektiv och planera för hur det ska hanteras. De kvarvarande arbetstagarnas frågor ska fångas upp och besvaras, så att samtliga i organisationen känner sig trygga med situationen. Det kan till exempel innebära att man behöver se över prioriteringarna i verksamheten utifrån de nya förutsättningarna. Arbetsbelastningen ska vara rimlig och hållbar för dem som blir kvar. Även chefernas arbetsmiljö påverkas och ska ingå i översynen.

När arbetstagarna återvänder

När arbetstagarna återvänder till sin ordinarie arbetsplats ska chefen följa upp och ge stöd till medarbetarna om någon visar tecken på ohälsa på grund av psykiskt och eller fysiskt påfrestande arbete. I synnerhet i det fall resursförstärkningen skett utifrån en krissituation i samhället eller regionen. De ska också informeras om eventuella förändringar som skett medan de var borta.

Gå även igenom med var och en hur deras erfarenheter av förstärkningen varit, vad som har fungerat bra och vad som kan förbättras. Diskutera hur deras nya kunskap och kompetens kan tas tillvara på er arbetsplats.

För att dra så mycket lärdomar som möjligt kring arbetsmiljöaspekterna av resursförstärkningen bör en utvärdering också göras av arbetsgivaren där chefer, lokalt förtroendevalda och skyddsombud deltar. Inkludera även gärna mottagande organisation av resursförstärkningen i det utvärderingsarbetet.

Nästa avsnitt

11. Avslutning: Hur blir arbetsmiljöarbetet långsiktigt?