Digital arbetsmiljö
Digitala system och verktyg är en stor del av vår arbetsmiljö och de behöver riskbedömas på samma sätt som arbetsmiljön i övrigt. Här finns tips, checklistor och filmer för att förbättra den digitala arbetsmiljön.
Genom att arbeta systematiskt, jobba tillsammans och tidigt upptäcka olika risker kan ni minska frustration och stress, förbättra produktiviteten och få en hjärnvänligare arbetsmiljö.
Titta på filmen och fundera över hur det ser ut med er digitala arbetsmiljö!
Digitala system och arbetsmiljö
De digitala systemen och verktygen behöver riskbedömas precis på samma sätt som arbetsmiljön i övrigt. Digitala system ska vara anpassade efter verksamheten de används i. Även standardsystem har många gånger stora anpassningsmöjligheter, för att kunna fungera optimalt i verksamheten. Här finns stöd i det arbetet.
Alla arbetsplatser ska riskbedöma arbetsmiljön genom ett systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM. Det handlar om att undersöka vilka risker som finns, bedöma hur stora de är, åtgärda dem och följa upp så att åtgärderna har fungerat.
Riskbedömningen ska göras både innan man ska införa nya digitala system och av system som redan finns. Med digitala system menas allt från mejl och lönesystem till mer specifika styrsystem för särskilda arbeten. Det som ska riskbedömas är hur systemen och förändrade arbetssätt, påverkar arbetsmiljön både fysiskt, organisatoriskt och socialt.
Läs mer om systematiskt arbetsmiljöarbete
Vad är digital arbetsmiljö i det systematiska arbetsmiljöarbetet?
De arbetsmiljöfrågor som är kopplade till digitala system och verktyg kallas här digital arbetsmiljö. De har påverkan både på den fysiska arbetsmiljön och på den organisatoriska och sociala. Ofta handlar det om IT-strul, krånglig teknik, system som inte är anpassade efter arbetsuppgifterna och risk för stress och överbelastning av hjärnan.
Många chefer och skyddsombud kan tycka det är svårt att jobba med de här arbetsmiljöfrågorna, eftersom området kan uppfattas som komplext. När man använder sig av det systematiska arbetsmiljöarbetet blir det tydligare hur man kan skapa en bra helhet för både arbetstagare och verksamheten. Det viktiga är att utvecklingen och införandet av digitala verktyg inkluderas i det systematiska arbetsmiljöarbetet på ett naturligt sätt.
Redan tidigt i processen behöver man tänka igenom ordentligt vilka olika perspektiv som krävs, hur arbetet ska organiseras och hur samarbetet ska gå till. Ett perspektiv som ibland får för lite utrymme eller kommer in för sent, är perspektivet från den som använder systemet i sitt arbete. Arbetstagarna som använder de digitala verktygen är de som har mest kunskap om hur arbetsuppgifterna fungerar i vardagen, och kan bidra med lösningar som fungerar i praktiken. Därför behöver användaren ha en framträdande och tydlig roll redan från allra första början.
För att skapa bra digitala verktyg behöver beslutsfattare, chefer, skyddsombud, arbetstagare som användare, IT-ansvariga, inköpare och systemutvecklare ha ett nära samarbete genom hela utvecklings- eller förbättringsprocessen. Ibland behöver ännu fler kompetenser vara inblandade. Det är avgörande för en bra arbetsmiljö att alla bidrar med sitt perspektiv.
Ansvaret för arbetsmiljön är alltid arbetsgivarens. Arbetsmiljöarbete ska utföras i samverkan med skyddsombud. De anställda ska ges möjlighet att medverka i utformningen av den egna arbetssituationen och i det förändrings- och utvecklingsarbete som rör det egna arbetet. Därför är det viktigt att redan i planeringsstadiet ha samverkan mellan arbetsgivare och anställda i fokus och komma överens om hur denna samverkan ska gå till. Se till att de som ska samverka också har eller har tillgång till relevant kunskap. I samverkan kring digital arbetsmiljö kan även andra roller behövas utöver chef och skyddsombud.
Arbetsgivaren eller ledningen kan ta sitt ansvar genom att
- se till att den digitala arbetsmiljön ingår som en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet
- ge tydliga riktlinjer i samband med att nya digitaliseringsprojekt initieras att verksamhetsnytta, användbarhet och digital arbetsmiljö ska beaktas vid allt förändringsarbete
- se till att organisationens olika aktörer har tillräcklig kompetens med avseende på den digitala arbetsmiljön
- se till att företagshälsovård eller andra motsvarande externa resurser i sina avtal har fått tydliga uppdrag och ansvar som även omfattar den digitala arbetsmiljön.
Jobba systematiskt med digital arbetsmiljö
I det systematiska arbetsmiljöarbetet ingår att ständigt undersöka arbetsmiljön för att se om det finns några risker som behöver åtgärdas. Genom att göra undersökningen till en rutin är det lättare att få kännedom om eventuella risker i ett tidigt skede, även när förändringstakten i organisationen och omvärlden är hög. Det är bra att skapa rutiner för att undersöka den digitala arbetsmiljön.
Det kan till exempel vara ett system eller en del av verksamheten, ibland kan man behöva utgå från ett flöde eller en process eftersom systemen påverkar varandra eller arbetssituationen. Viktigt är också att undersöka att de som använder de digitala verktygen har rätt kunskaper.
Det finns olika sätt att undersöka arbetsmiljön kopplad till digitala system och verktyg.
- Samla de som berörs av ett system eller en arbetsuppgift och prata om vad som fungerar bra och vad som behöver förbättras. Här kan man komma fram till styrkor och svagheter i system och arbetsmoment, sett ur olika perspektiv. Ta gärna några av frågorna i Prevents checklistor till hjälp.
- Undersök hur systemen och verktygen används under arbetsdagen. Ta med alla arbetsmoment som förekommer under en arbetsdag. Fånga även upp arbetsmoment som inte förekommer så ofta, eller bara vid arbetstoppar.
- Använd checklistor för att göra skyddsrond för digitala system och verktyg.
Om man utveckla nya system behöver man undersöka vilka behov som finns, vilka uppgifter systemen ska lösa och vad man vill åstadkomma.
Utifrån undersökningen kan man tillsammans med arbetsgivare och skyddsombud sätta upp mål för vad man vill förändra och vilka resultat man vill uppnå. Här kan till exempel SMART-modellen användas.
Hjälp att undersöka
Checklista Digitala system - övergripande
Checklista Digitala system - enskilda
Mer om SMART-modellen
En bra utgångspunkt för arbete med mål är SMART-modellen:
- Specifikt - målet ska vara tydligt och konkret.
- Mätbart - målet ska vara mätbart i tid, kvalitet, kvantitet.
- Accepterat - alla inblandade vill jobba mot målet
- Realistiskt - målet ska vara möjligt att uppnå inom givna ramar.
- Tidsatt - tidpunkt för när målet ska vara uppnått måste anges.
Syftet med riskbedömningen är att bedöma de identifierade riskerna och hur de påverkar hälsan och säkerheten. Det lägger grunden till att ta fram rätt åtgärder. Riskbedömningen ska dokumenteras. Att bedöma hur allvarliga riskerna är och hur snabbt de behöver åtgärdas är en viktig del.
Människa, teknik och organisation, MTO
Hälsa, ohälsa och olycksfall beror ofta på ett samspel mellan mänskliga, tekniska och organisatoriska faktorer. Att ta med alla tre perspektiven vid undersökning och riskbedömning är en hjälp att bättre förstå riskerna och vad de beror på, och därmed hitta lösningar och åtgärder som verkligen får effekt.
Sådant som kan kopplas till människan är till exempel kompetens, individuella begränsningar, motivation, attityder och värderingar. Sådant som kan kopplas till tekniken är till exempel om systemen är logiskt uppbyggda, användarvänliga och samspelar med varandra. Till organisatoriska faktorer hör sådant som utbildning, stöd, tid, rutiner och processer.
Riskbedömning vid förändring
Inför förändring av verksamheten ska man alltid göra en riskbedömning för att försöka förutse vilka risker som kan uppstå. Det gör det möjligt att utforma åtgärder som gör att riskerna inte uppstår eller en plan för hur de ska åtgärdas.
Exempel på en förändring är införande av nytt digitalt system, personalförändring eller att man inför en ny arbetsrutin. Exempel på risker vid förändring kan vara bristande kunskap och utbildning om de nya systemen, att det saknas backup om något inte fungerar, osäkerhet om vart man ska vända sig om man behöver hjälp eller att man inför nytt system under en period med hög arbetsbelastning. Eller att de som arbetar med införandet saknar rätt förutsättningar.
Skapa en handlingsplan med åtgärder
Det tredje steget i det systematiska arbetsmiljöarbetet går ut på att skapa åtgärder för att ta bort eller minimerade risker man upptäckt. Det ska ske så snart som möjligt.
Vid undersökningen och riskbedömningen har man lagt grunden för att arbetsmiljön kopplad till de nya eller förbättrade digitala systemen ska bli så bra som möjligt. Nu är det viktigt att se till att de risker man identifierat utifrån olika perspektiv följer med och åtgärdas. Åtgärderna ska ha tydligt fokus vid till exempel kravställning, tidplan, upphandling, utveckling, test och införande.
En handlingsplan ska tas fram för åtgärder som inte kan genomföras direkt. Använd gärna riskbedömningsmallen som stöd. Det ger en tydlig överblick över vilka aktiviteter som ska ske, vilka resurser som behövs, vem som är ansvarig och när det ska vara klart. Återkoppla genomförda och planerade åtgärder till alla berörda på arbetsplatsen.
Riskbedömning och handlingsplan (mall)
Kontrollera åtgärderna
I det sista steget i det systematiska arbetsmiljöarbetet ska man kontrollera att man gjort det man ska, att det blev som man tänkt och om åtgärderna räcker. Utgå ifrån dokumentationen i handlingsplanen. Kontrollen behöver ofta göras i flera omgångar under ett utvecklingsarbete, det är vanligt att då upptäcka nya risker. I kontrollsteget ska synpunkter från både chefer, skyddsombud, användare och övriga perspektiv tas med.
Om man upptäcker åtgärder som inte fungerat, eller att nya risker uppstått, för man in dem i riskbedömningsmallen för att kunna undersöka, riskbedöma och åtgärda dem på nytt. Det systematiska arbetsmiljöarbetet fortsätter på så sätt vidare i ett ständigt förbättringsarbete.
