Introduktion steg 1: planering

En väl planerad och genomtänkt introduktion, eller onboarding, ger den nyanställde ett gott intryck av den nya arbetsplatsen och goda förutsättningar att snabbt komma in i arbetet. Här beskrivs det första steget av tre för en lyckad introduktion.

Nyckeln till en bra introduktion är en tydlig rutin som beskriver vilka olika delar som ingår i ett introduktionsprogram, när olika insatser görs och vem som har ansvaret för dem.

Skapa en plan

Skapa en plan för introduktionen, gärna i samverkan med skyddsombudet på arbetsplatsen. Ett introduktionsprogram består av olika aktiviteter och börjar när anställningskontraktet skrivs och avslutas när alla planerade aktiviteter är genomförda.

Vad som ska ingå i planen beror på vad just den här individen behöver veta och göra. De anställda behöver veta vad de förväntas göra och inte göra, vem som gör vad i organisationen och vem de kan fråga om olika saker.

Fadder och handledare

Utse gärna en fadder eller mentor som den anställde kan vända sig till under den första tiden. Tänk också på att minderåriga personer under 18 år enligt lag måste ha en handledare. En person som är handledare ska själv vara över 18 år och kunnig i yrket.

Tänk på detaljerna

En bra introduktion tar fasta på de till synes små sakerna. De kunskaper en nyanställd behöver handlar inte bara om företaget, organisationen och arbetsuppgifterna. Att veta om kollegorna har lunchlåda med sig eller går ut på lunch, vilken klädkod som gäller, hur konferensrum bokas och hur kopiatorn fungerar, kan vara nog så viktigt för att snabbt känna sig hemma.

Introduktionssamtal och uppföljning

Uppföljning och återkoppling är avgörande för att du ska veta att introduktionen fungerar. Det är viktigt att vara överens om när introduktionen är klar.

Tänk på att

• Börja introduktionen direkt när anställningen är överenskommen. Ha gärna kontakt med personen även innan han eller hon är på plats.
• Skicka hem företagspresentationer, årsberättelse/årsredovisning, ge inloggning till intranät så snart det är möjligt. Ge möjlighet att ta del av personalhandbok, interntidning och nyhetsbrev.
• Involvera den nyanställde i planeringen av introduktionsprogrammet. Gemensam planering skapar delaktighet och engagemang. Kanske är det bra att personen själv bokar in vissa möten och söker upp viss information?
• Se till att introduktionsprogrammet hjälper den nyanställde att skapa sitt eget nätverk.
• Ge individen tid! Det kan handla om tid för att träna in rätt arbetsteknik, tid för att lära sig nya arbetssätt, nya system eller nya maskiner.
• Ge feedback och skapa dialog. Ett introduktionsprogram ska ge struktur och trygghet. Stäm av den nyanställdes förväntningar, uppmuntra till påverkan och till att ställa frågor.
• Berätta om kulturen på arbetsplatsen. Fika- och lunchtider, möteskultur, roller- arbetsfördelning och beslutsfattande, konflikthantering, samverkan, arbetsmiljöarbete, eventuella klädkoder.
• Repetera! Alla som varit nya på jobbet vet hur det känns när det ”tar stopp” och ingen mer information får plats. Det är därför viktigt att ge tid till reflektion och till återkoppling. Undvik korvstoppning.
• Introduktion är viktig – och kul! Använd fantasin och arbetsplatsens möjligheter när du skapar din introduktion. Kommer många nyanställda på en och samma gång kanske en tipspromenad med frågor om företaget kan vara ett sätt att delge ny kunskap?
• Kom ihåg att en ny kollega påverkar hela arbetsgruppens dynamik. Se till att skapa förutsättningar för att lära känna varandra.