IT-lösningar är inte självklart lönsamma
Det finns ett tydligt och väldokumenterat samband mellan användbara, väl utformade IT-system och tjänster, och hög effektivitet och god lönsamhet. Däremot finns inget klart samband mellan införande av IT som sådan och god produktivitet. Snarare finns det många exempel från forskningen som visar att stora investeringar gjorts i nya IT-system utan att någon påtaglig nytta eller förbättrad lönsamhet kunnat visas.
Det som däremot har effekt, enligt forskningen, är när IT-lösningarna åstadkommer organisatoriska förändringar och effektivare arbetsprocesser. Då uppstår nyttoeffekter.
Framgångsfaktorer för att nå dessa effekter är bland annat ledningens tydliga engagemang och styrning, tydliga och gemensamma mål för förändringsarbetet, god kompetens, väl fungerande användarcentrerade förändringsprocesser och delaktighet. Och sist men inte minst: Fokus på användbarhet och arbetsmiljö under alla faser av förändringsarbetet.
Men för att investeringar ska ge tillbaka motsvarande nytta behövs metoder för att styra förändringsarbetet mot önskade effekter, samt metoder för uppföljning och utvärdering.
Orsaker till bristande fokus på digital arbetsmiljö
Vad som hittills, i många fall, varit en dominerande bild är att de som varit mest engagerade i utveckling och införande av IT-verktygen, till exempel upphandlingsansvariga, IT-avdelningar eller IT-utvecklare, haft liten insikt om arbetsmiljöfrågor kring IT. Inte heller de som haft arbetsmiljön på sin agenda, som arbetsmiljöansvariga, företagshälsovård eller skyddsombud/arbetsmiljöombud, har alltid engagerat sig i IT-verktygen och arbetsmiljöproblemen kring IT. Detta kan bero på att:
-
Det saknas tydliga riktlinjer om den digitala arbetsmiljön, frågan får låg prioritet.
-
Den högsta ledningen inte engagerar sig i IT-utvecklingen utan överlåter det till andra i organisationen. Det kan leda till otydlighet och till att andra aktörer tar sig mandat som de inte har kompetens för.
-
Det har blivit ett gap mellan ”IT-ansvariga” och ”verksamhetsansvariga”. Ofta tar sig detta uttryck i att verksamheten är missnöjd med sina system, men inte uppfattar att de kan påverka dem. De IT-ansvariga anser att de kan tekniken och att verksamheterna inte begriper hur systemen fungerar eller hur de bör arbeta.
-
Det saknas ansvar och processer för kontinuerlig uppföljning av IT-systemens funktion, användbarhet och verksamhetsnytta liksom av arbetsmiljöproblem kring IT. Då saknas också möjligheterna att åtgärda sådana problem.
Om ansvar inte tas – missade möjligheter
Den största kostnaden för dålig IT-utveckling är ofta att stora investeringar i ny teknik inte resulterar i den utveckling och effektivisering av verksamheten som organisationen hoppats på. Potentiella vinster och utvecklingsmöjligheter har helt enkelt missats. Därför är det viktigt att utnyttja alla möjligheter till innovativ utveckling i en förändringsprocess. Förutsättningarna finns om det finns hög kompetens och digital mognad i organisationen, och om alla i organisationen får delta. Det är inte datorisering av gamla processer och rutiner som ger mervärde, utan de innovativa förändringarna och de nya smarta lösningarna. Det är ledningens ansvar att se till att detta genomsyrar organisation, ansvarsfördelning och verksamhet.
Det är också ledningens ansvar att se till att arbetsmiljöproblemen kring IT följs upp, analyseras och åtgärdas, precis på samma sätt som andra frågor hanteras. När det gäller ekonomi eller andra mer traditionella arbetsmiljöproblem, som tunga lyft, buller, ventilation eller farliga kemikalier, finns ofta etablerade processer. Men så är sällan fallet för den digitala arbetsmiljön. Ledningen bör därför se till att det finns ett tydligt ansvar och tydliga processer och metoder för att kontinuerligt följa upp och åtgärda problem som rör den digitala arbetsmiljön och IT-systems användbarhet, säkerhet och verksamhetsnytta.