"Jag är med som användarrepresentant i ett nytt IT-projekt på jobbet"

"Låter kul och ansvarsfullt. Men jag vet inte riktigt vad det innebär, begriper väldigt lite. Förstår inte vad de säger och känner att jag inte kan bidra. Är nog mest en gisslan ..."

För dig som är användarrepresentant i ett förändringsprojekt eller chef som ska ge styrande direktiv, och för er som ska leda och samverka med användarrepresentanter i ett förändringsprojekt.

För att arbetet ska fungera i praktiken krävs samarbete mellan alla parter. Som användarrepresentant behöver du ha ett tydligt uppdrag från din ledning och tillräckligt med tid och resurser för att kunna vara med i förändringsarbetet. Har du detta som grund kan ditt bidrag bli mycket värdefullt för hela organisationen och för det nya systemet. Det är dessutom en utvecklande erfarenhet för dig själv.

Användarrepresentanter kan vara med i olika faser av förändringsarbetet och i olika roller, till exempel i förstudier, för att ta fram krav och målbilder, i utformningen av det nya systemet, i tester av prototyper eller i planering och genomförande av införandet av systemet. Ofta är det bra om olika representanter med olika kompetenser deltar i de olika aktiviteterna. Annars är det lätt att man mer blir en del av det tekniska utvecklingsarbetet och förlorar sin legitimitet som verksamhetsexpert.

Så här säger lagen

”Arbetstagaren skall medverka i arbetsmiljöarbetet och delta i genomförandet av de åtgärder som behövs för att åstadkomma en god arbetsmiljö.” (Arbetsmiljölagen, kapitel 3, 4 §)

Så här säger forskningen

Det är bara de som arbetar med IT-lösningarna som har detaljerad kunskap om hur arbetet utförs och om de problem och svårigheter som kan uppstå. Därför bör krav och prototyper bygga på detaljerad kunskap från verksamheten. Men även delaktigheten i sig har ett värde. Det du varit med om att ställa krav på, utveckla, upphandla och införa har du lättare att förstå och acceptera.

Så här kan du bidra

• Du bidrar med din yrkeskunskap, dina erfarenheter och dina idéer till förbättringar. Du ska inte behöva lära dig så mycket om tekniken eller lära dig teknikernas språk eller begrepp. De är till för att utveckla hjälpmedel åt dig på dina och på verksamhetens villkor. Däremot behöver du förstå vad digitaliseringen kan bidra med – det gör att du kan vara mer visionär.

• För att underlätta dialogen mellan tekniker och användare behövs någon med kunskap om användbarhet och IT-arbetsmiljö som fungerar som länk mellan dig och teknikerna. Det kan vara en användbarhetsexpert, en interaktionsdesigner eller ”ux researcher” – titlarna kan variera. Se till att en sådan alltid finns med.

• Undvik att vara den enda användarrepresentanten. Är ni flera har ni stöd av varandra och kan diskutera frågor gemensamt.

• Se till att ditt uppdrag handlar om ditt arbete, dina arbetsuppgifter och din arbetsmiljö. Du ska kunna utvärdera hur väl lösningarna fungerar för dig i dina framtida arbetsuppgifter. Du ska inte engagera dig i tekniska detaljer utan bara i frågor om användbarhet och arbetsmiljö.

• Du som användarrepresentant, precis som de IT-tekniker och andra som deltar i ett användarcentrerat förändringsarbete, behöver får kompetens att utföra ditt uppdrag på ett bra sätt. Se till att du får den utbildning och det stöd som behövs för ditt viktiga arbete.

• Se till att du förmedlar information och beslut till din arbetsplats och dina kollegor. Du behöver kunna diskutera med dem och förankra allt i din organisation. Kontakta skyddsombud/arbetsmiljöombud om du känner att du behöver extra stöd i arbetet.

• Delta även i planering och genomförande av utbildningsaktiviteter så att aktiviteterna fokuserar på hur arbetet ska göras, och inte enbart på tekniken. Se Checklista för införande

• Du måste få tid att delta utan att känna att dina kollegor får göra ditt jobb när du är borta.