"Jag är beställaransvarig i ett projekt där företaget ska upphandla ett nytt IT-system för verksamheten"

"Vi vill gärna få med så många krav på användbarhet och arbetsmiljöaspekter som möjligt i upphandlingen, med det verkar svårt, och vi vet inte riktigt hur vi ska göra. Det känns luddigt och svårgreppat."

För dig som är beställaransvarig vid upphandling av ett nytt IT-system eller ansvarig för kravställande vid egenutveckling av ett nytt digitalt system.

Så här säger lagen

Arbetsmiljöverkets föreskrifter om arbete vid bildskärm, AFS 1998:5, innehåller några ganska precisa krav, om än inte alls heltäckande, på vad ett IT-system ska uppfylla för att ”arbetet vid bildskärm” ska bidra till en bra digital arbetsmiljö. System som inte uppfyller dessa krav kan därför anses bryta mot lagen.

Så här säger forskningen

Användbarhet och villkor för en god digital arbetsmiljö är inget som kan läggas till i efterhand eller som kan tas med i ett sent skede i ett utvecklingsarbete. Förutsättningarna för ett bra slutresultat skapas redan vid kravställning, beställning och upphandling.

Svårigheter i rollen

Användbarhets- och arbetsmiljökrav upplevs ofta som mjuka, luddiga och till intet förpliktigande. Men det går att formulera både tydliga och uppföljningsbara mål och krav. Däremot är det inte framgångsrikt att bara formulera användbarhetskrav i en traditionell kravspecifikation, och sedan invänta leveransen av ett system. För att arbetet ska bli framgångsrikt fordras andra utvecklingsprocesser.

Så här kan du bidra

I en skrift från regeringens Användningsforum har några riktlinjer tagits fram. Beroende på om den nya produkten eller tjänsten ska utvecklas internt eller köpas in från en extern leverantör kan beställarens ansvar sammanfattas i följande punkter:

• I samband med intern utveckling, ställ krav på användbarhet och den digital arbetsmiljön och på att utvecklingsprocesserna bedrivs på ett användarcentrerat sätt.

• I samband med externa inköp, se till att krav på användbarhet och god digital arbetsmiljö inkluderas i inköpsunderlagen. Se också till att relationerna mellan beställare, verksamhetsföreträdare och leverantör utformas så att ett användarcentrerat arbetssätt kan garanteras, till exempel genom så kallad innovationsupphandling. Det innebär att beställare och leverantör avtalar om en gemensam förändringsprocess som innehåller en kontinuerlig samverkan kring kravställande, prototyputveckling och utvärderingar. En sådan process följer en agil modell. Se Checklista för agila processer.

Goda råd och vägledning

I förarbetet:

• Gör en analys av verksamhetens och användarnas behov och krav, som blir underlag för förfrågningsunderlagets specifikation av krav. Se checklistor för förstudie och kravställning.

• Gör en marknadsanalys och en riskanalys för att se vilka tekniska lösningar som kan uppfylla verksamhetens och användarnas krav.

• I marknadsanalysen ingår att analysera möjliga leverantörers kompetens om användbarhet och arbetsmiljöfrågor kring IT.

Vid upphandlingen:

• Förfrågningsunderlagets användbarhetskrav kan gälla anbudsgivaren (kvalificeringskrav), det som ska upphandlas (produkten) samt leverantörens åtagande efter att beställningen är gjord. Kraven kan bestå av obligatoriska (ska) eller önskvärda (bör) egenskaper.

• Förfrågningsunderlag ska innehålla krav på leverantörens kapacitet och förmåga vad avser användarcentrerad design, användbarhet, tillgänglighet och digital arbetsmiljö.

• Användbarhetskrav ska formuleras på ett sätt som gör det möjligt att utvärdera dem. Se Checklista för kravställning.

• Kontrollera leverantörens kapacitet och förmåga att uppfylla kraven.

• Kontrollera om anbudet uppfyller de obligatoriska kraven och utvärdera om det uppfyller de önskvärda kraven, till exempel genom tester med verkliga användare.

• Använd gärna innovationsupphandling som är anpassad just för IT-system.
  

• Skriv kontrakt med klausuler om användbarhet och digital arbetsmiljö, där den eller de leverantörer vars anbud har antagits får garantera det som påstås i anbudet. I kontraktet bör det också stå att utvärderingar ska ske genom användartester.

Vid uppföljningen:

• Kontrollera att ni får det ni betalar för. Sättet att formulera, utvärdera och avtala om leverantörens åtaganden är ett bra underlag för återkommande kontroll av att tjänsten är användbar. En möjlighet för detta är avtal baserade på Service Level Agreements.

• Skapa en process för att fånga upp och åtgärda förbättringsmöjligheter. Bestäm om detta kan hanteras internt eller om leverantörens insatser behövs även framöver.